Как правильно сшить протоколы педсоветов

Обновлено: 18.04.2024

в учреждении НПО ведется книга протоколов педсовета, прошитый и пронумерованный журнал. а нельзя ли оформлять протоколы как в обычном делопроизводстве (на компьютере, с оформлением каждого протокола на отдельном листе), с оформлением (прошивкой и нумерацией) в конце года? обязательно ли требование вручную делать записи?

в любом случае прошитая книга - это еще не гарантия того, что ее не перепишут в случае необходимости.. а вот откуда взялась эта норма? в каком документе можно посмотреть?

Посмотрите указанные ГОСТы.

"Современное делопроизводство предполагает, что все документы (приказы, протоколы и т. п. ) в текущем году оформляются в печатном и электронном виде. Документы на бумажном носителе подшиваются в соответствующую паку. По итогам календарного года все документы брошюруются в дело (не более 250 листов) в соответствии с правилами делопроизводства и хранятся в школе в соответствии со сроками хранения. Никакие книги протоколов в настоящее время ни в одном современном ГОСТе об организационно-распорядительной документации не упоминаются.

Рекомендуем ознакомиться с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» , ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия» , ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» , ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ".

В конце года нельзя прошивать почему? Появится возможность внесения изменений в протокол в любое время. Прошитая книга гораздо уменьшает такую возможность. Но, насколько я знаю, во многих учебных заведениях протоколы ведутся без прошивки. Просто каждый протокол обязательно пронумеровывется, подписывается председателем и секретарем и заверяется печатью.

Положение о ведении электронного протокола педагогического совета.

1. Общее положение.

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании в РФ».

Оформление организационно-распорядительной и иной документации школы ведется на бумажном и электронном носителях. Документы оформляются на бумажном носителе в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-03 в печатном виде и электронном виде.

1.2. Настоящее Положение определяет организацию и ведение электронного протокола педагогического совета школы.

1.3. Школьные документы – протоколы педагогических советов должны

оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи протоколов педсоветов ведутся в напечатанном виде и сохраняются на электронном носителе.

1.4. За достоверность сведений, содержащихся в протоколе педсовета, и

доброкачественное их оформление несут ответственность лица, представляющие материалы педсоветов.

1.5. Директор школы и заместители директора по учебно-воспитательной работе осуществляют контроль за ведением школьной документации по плану внутришкольного контроля.

1.6. О выполнении решений, принятых педагогическим советом, ответственные лица отчитываются перед педагогическим советом в соответствии с установленными сроками их исполнения.

2. Оформление протоколов педагогического совета школы.

2.1. В протоколе педагогического совета фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета.

Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.

2.2. Протоколы оформляются с помощью электронных средств печати на листах формата А4 и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, заголовок, текст, подписи. Дата протокола – это дата проведения педагогического совета.

2.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть информацию (слова: «Присутствовали») и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При количестве участников совещания более 10 человек составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня.

Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали-выступили-постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.

2.4. Нумерация протоколов начинается с начала учебного года.

3. Хранение протоколов педсоветов школы.

3.1. Каждый протокол педсовета брошюруется отдельно, сшивается с указанием количества листов, заверяется подписью директора и печатью школы.

3.2. Сшитые протоколы заседаний за каждый учебный год накапливаются в отдельном блоке, где по окончании учебного года сшиваются между собой, нумеруются, скрепляются печатью и подписью директора.

3.3. Документы, утвержденные решением педагогического совета, являются приложениями к этим решениям. В верхнем правом углу первой страницы документа печатается текст: «Приложение No __ к решению педагогического совета. Протокол No __ от «__» _______ 20__ г.». Все приложения к решениям педагогического совета накапливаются и хранятся в отдельной папке, которая комплектуется в течение учебного года, после чего все приложения прошиваются, нумеруются, скрепляются печатью и подписью директора школы.

4. Функции секретаря педсовета.

4.1. Протоколы ведутся секретарем педагогического совета. Секретарь назначается директором школы из числа членов педагогического совета сроком на один учебный год.

4.2. Секретарь педсовета оформляет, подписывает и представляет протокол на подпись председателю педсовета в течение трех дней от даты заседания. Папка приложений также комплектуется секретарем педсовета. Папка приложений хранится у директора школы вместе с протоколами педсовета.

5. Хранение протоколов педагогических советов школы.

5.1. Помимо электронной версии протокола (на диске CDR) в делах школы должен храниться также отпечатанный экземпляр протокола на бумажном носителе идентичный его электронной версии.

5.2. Сшитые протоколы заседаний за каждый учебный год накапливаются в отдельном блоке, где по окончании учебного года сшиваются между собой, нумеруются, скрепляются печатью и подписью директора. Электронные и бумажные версии протоколов педагогических советов хранятся в сейфе директора школы.

5.3. Книга протоколов педсоветов школы входит в номенклатуру дел, хранится постоянно не менее 75 лет и передается по акту.

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Правильно ли я поняла, что протоколы педсоветов можно сшивать как по окончании календарного года, так и учебного года? Зависит ли это от локального документа, в котором прописан принцип сшивания книги протоколов?

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Главное в данной ситуации – не простое сшивание протоколов, а их идентификация и правильное формирование комплекса документов, подтверждающих деятельность коллегиального органа, его права и принятые решения. Рекомендуем еще раз проанализировать локальный нормативный акт (ЛНА) учебного заведения, в котором «прописан принцип сшивания книги протоколов».

Во-первых, Положение или Регламент работы коллегиального органа, которым является педагогический совет учебного заведения, должен устанавливать срок его полномочий (периодичность избрания, образования, переформирования и т.п.). Общие правила документирования деятельности коллегиальных органов устанавливают, что протоколы их заседаний должны составляться в течение того периода, когда действуют полномочия соответствующего органа. Поэтому протоколы заседаний коллегиальных органов (как избираемых, так и назначаемых, т.е. методических советов, советов факультетов, ученых советов, педагогических советов, учебно-методических комиссий и т.п.) нумеруются с номера 01 по N-ный номер в пределах срока полномочий коллегиального органа, который может совпадать или не совпадать с учебным или календарным годом. В таком же порядке протоколы заседаний и формируются в соответствующее дело.

Во-вторых, если ЛНА учебного заведения предполагает, что протоколы заседаний педсовета необходимо составлять и оформлять в книге или журнале, что характерно для небольших учреждений общего среднего образования (для школ), то сам журнал как носитель и форма для документирования в обычном порядке прошивается и удостоверяется, страницы журнала нумеруются. Журнал необходимо продолжать вести (оформлять в нем протоколы), пока он не закончится. Примерные заголовки журнала могут быть следующими:

«Журнал (или книга) протоколов заседаний педагогического совета (наименование учебного заведения)» или
«(Наименование учебного заведения). Журнал (или книга) протоколов заседаний педагогического совета».

А вот протоколы заседаний педагогического совета, зафиксированные в журнале, будут нумероваться и датироваться в пределах:

срока полномочий педсовета каждого состава или
учебного года.

В пронумерованном журнале можно выделять отдельную страницу в качестве разделителя и для указания срока полномочий или учебного года, например:

2015/2016 учебный год;
2016/2017 учебный год и т.д.

И на обложке журнала обычно указывается дата его начала, совпадающая с датой первого заседания, оформленного в первом протоколе (дата протокола № 01) с начала полномочий или учебного года (например, 01 сентября 2016 г.).

Именно такие правила документирования деятельности коллегиальных органов обычно устанавливаются в положениях о них или регламентах их работы. Поэтому в ЛНА должно быть установлено прежде всего основание для нумерации протоколов – учебный год или срок полномочий педсовета.

А как у вас в школе оформляют протоколы заседаний педсовета?

Мы привыкли, что для фиксирования протоколов заседаний педагогических советов в школе оформляется журнал с пронумерованными и прошнурованными страницами, скрепленный печатью, в котором все записи естественно ведутся вручную. Однако в связи с участием в различных грантах, аттестацией, награждением в последнее время все мы сталкиваемся с тем, что необходимо переписывать одно и то же по нескольку раз - делать выписки из протокола. Выписки должны быть подробные, отражающие все заслуги педагога, следовательно и весь протокол должен быть подробный. Очень жалко время, уходящее на все эти переписывания-перепечатывания. А нельзя ли упростить всю эту процедуру, вести электронный протокол, распечатанные экземпляры прошивать и хранить в номенклатуре дел, как положено, зато электронная версия позволит быстро и без проблем сделать любые выписки.
А как в ваших школах обстоят дела с протоколами педсоветов? Может быть кто-то уже давно работает по-новому?

Читайте также: