Как сшить документы для налоговой по требованию
Обновлено: 24.04.2024
К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН
НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.
2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).
3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:
обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.
4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования), общее количество листов документов.
Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.
Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии?
A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.
Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус?
А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.
Q. Есть ли документ, устанавливающий требования к заверению копий?
А. Да, общий порядок оформления копий документов установлен п. 5.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 №2004-ст). В отношении копий документов, представляемых в налоговые органы, нужно руководствоваться приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.
Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении?
А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.
Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись - о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2019 год.».
Q. Нужна ли печать организации на заверенной копии документа?
А. Если у компании нет печати, то налоговики не вправе требовать, чтобы на копиях стоял ее оттиск. Об этом говорится в письме Минфина России от 30.08.18 № 03-01-10/61983.
Q. Как заверять многостраничные документы?
А. При заверении копий многостраничных документов возможны варианты. Во-первых, можно заверить каждую станицу отдельно по общим правилам (штамп, должность, подпись, расшифровка, дата, запись о месте хранения документа).
Во-вторых, можно организовать прошивку многостраничного документа, то есть сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверяющей надписи на буманой наклейке, размещенной на боротной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой. Заверительная надпись должна содержать должность лица, удостоверившего подлинность документов (или указание на то, что надпись сделана ИП), его личную подпись, ФИО, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью), дату подписания (приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@).
Q. Есть ли какие-то особые требования к прошивке документов?
А. Да, они изложены в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. Согласно этому докумнту при формировании сшивов документов (копий) на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие правила. Все листы должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не должен превышать 150 листов. Каждый том прошивается отдельно. Нумерация производится арабскими цифрами сплошным способом, начиная с единицы. Требование об ограничении объема не распространяется на многостраничные документы свыше 150 листов — они формируются одним томом. При этом прошивка не должна препятствовать свободному чтению текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, штампов, печатей и отметок, а так же копированию каждого отдельного листа прошивки.
Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.
Q. Нужна ли опись представляемых документов?
А. Да, согласно приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ опись представленных документов прилагается к сопроводительному письму или являетвя его составной частью.
Q. Нужно ли сопроводительное письмо?
А. Да, в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ говорится, что д окументы должны быть представлены в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, где указано основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) - дата и номер требования) и общее количество листов документов.
Образец подобного документа приведен ниже.
Образец сопроводительного письма
На бланке организации «ООО Рассвет»
В Инспекцию ФНС России № 1 по г. Рязани
07.03.2019 № 28/нНа №1258/7 от 04.03.2019
На основании Требования о представлении документов и информации от 04.03.2019 №1258/7, направляем в ваш адрес следующие документы:
1. Копия договора между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера на 1 л. в 1 экз.
2. Копия актов приемки работ по договору между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера за период май-сентябрь 2018 года на 8 л. в 1 экз.
3. Копия платежного поручения от 08.08.2018 на 1 л. в 1 экз.Общее количество листов — 10 (десять).
Руководитель Нагиев В.П. Нагиев
ФНС разместила текст будущего приказа, об утверждении форм документов, используемых для проверок.
Этим же приказом утверждены требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе.
Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не может превышать 150 листов.
Каждый том прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Требование об ограничении объема одного тома не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом.
Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:
- обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
- исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.
На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись, содержащая наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, его личную подпись, ФИО, указание на количество листов и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (дата и номер требования), общее количество листов с приложением описи.
Налоговая присылает требование предоставить документов. И там их может быть много, не одна сотня. Собственно, люди спрашивают, как это все грамотно оформить.
«Первый раз готовлю документы по требованию на предоставление документов. Примерно 1000 листов. Сшить в пачки по 150 листов — это я понимаю. А как объединить эти пачки? Опись на каждый документ или можно обобщенно- накладные от поставщиков, например?».
А вот что посоветовали в комментариях:
«Я бы в письме написала — предоставляю три пачки ; 1 — накладные от поставщиков за 1 кв 2020 — 150 листов; 2 пачка — все что там лежит — 150 листов; и т.п.».
«Я пишу сопроводительное письмо и там описываю перечень Приложений. Описи приложений прилагаю к самому письму. В приложениях 50-100 листов по одной тематике, например накладные от одного поставщика, или все накладные, и т.п. Документы прошиты в приложениях».
В общем, проще прошить отдельными томами по отдельной тематике. И читающим будет проще, и вам.
Доброго времени суток!
Вопрос по сути пустяковый, но никак не могу сообразить. Пришло требование о предоставлении определенных документов. Документов много и в требовании они разделены пунктами. Как сшить всё это? Сшить все одной кучей? Или разделять по пунктам? Учредительные отдельно, книга продаж отдельно, книга покупок отдельно и т.д.? В требовании четких указаний нет, но если сшить всё кучей, будет жирненькая стопочка.
Заранее благодарю!
Свечков, ну, это где как. Наши обычно пишут в требовании, что сшивать надо не более чем по 250 листов, каждый сшив помещать в отдельный скоросшиватель. Мы на последнюю камералку подшили просто в скоросшиватель, так недовольства у принимающей девочки было. На вопрос, как можно сшив еще и в скоросшиватель подшить(пардон за тавтологию ), было сказано:" Ну вы просто вложИте!" Может, у них акция по сбору скоросшивателей??
Если вы прошиваете документы в пачку, нитками, с заверением количества листов в ней, то заверять каждый лист не надо, только всю пачку. Скоросшиватель, ну не знаю, если им он так нужен, ну запихните вы эту пачку в самый дешевый, пусть порадуются. У нас прямо сшивками берут. А порядок группировки и прошивания я всегда определяла сама. Конечно, логика была, т.е. к примеру все СФ вместе или все ТН вместе, но не помню, чтобы мне кто-то этот порядок комментировал, а сдаю я всегда в пачке, даже 20 листов, лениво заверять поштучно. Если пачек несколько, а требование про 250 листов существует очень давно, я на это количество и ориентируюсь, то в сопроводительном делаю колонку "номер пачки", чтобы знали, где искать, Ну и пачки нумерую "Пачка № 1 к Требованию. "
Если вы прошиваете документы в пачку, нитками, с заверением количества листов в ней, то заверять каждый лист не надо, только всю пачку.
Если сшивается один многостраничный документ, например устав, тогда вы правы. А как заверять пачку из разных документов? Все страницы?
За это спасибо, не знал!
Думаю будет две пачки, одна точно больше 250 страниц. А как быть если будет 253 листа или вообще 251?
С описью понятно, а что делать с сопроводительным письмом? Можно же объединить опись и сопроводительное письмо одним документом? Получается пачка сшивается и распечатывается два сопроводительных (если объединить опись и сопроводительное), одно отдаем с пачкой, а второе остается у нас с отметкой о принятии. Верно? И надо ли делать две одинаковые пачки, одну отдаем, а вторая у нас? На сколько я помню была такая практика.
Спасибо огромное за ответы.
1. если заверяем пачку из разных документов, то все равно, делаем именно как на копии устава
Запись "Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью 250 листов" Подпись печать Это на бумажке, скрепляющей сшивку
Запись "Достоверность копий, прошитых в пачке, в количестве 250 листов заверяю. подпись печать. Это уже на самой пачке пишем.
Именно как нотариус делает, утверждаем, что копии из пачки соответствуют оригиналам, а уж чего копии, не столь важно.
2. если будет 251 лист, за 1 листом никто особенно не смотрит. Должна быть логика прежде всего и примерно 250 листов.
3. Опись и сопроводительное письмо один документ, письмо, я обычно делаю три экз, нам и отделу корреспонденции - просто письмо без вложений, и один экз для проверяющего, его я пришиваю к самой пачке, если она одна, если несколько - просто передаю с пачками, пачки тогда нумерую и подписываю, я выше писала как. Второй экз копий не делаю никогда, у них есть, а у меня есть оригиналы. Опись пишу в зависимости от ситуации, если серьезная проверка с возможным судом - подробно, с описанием каждого документа, если встречник какой-нибудь - просто по номенклатуре пересчитываю "СФ выданные - 100 листов."
Я т.о. не только в разные инспекции сдавала, но и в суд. Собственно юристы, представляющие нас в суде, и учили, как это делается, дабы налоговый орган в суде не заявил, что чего там недополучил.
1. если заверяем пачку из разных документов, то все равно, делаем именно как на копии устава
Запись "Всего прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью 250 листов" Подпись печать Это на бумажке, скрепляющей сшивку
Запись "Достоверность копий, прошитых в пачке, в количестве 250 листов заверяю. подпись печать. Это уже на самой пачке пишем.
Именно как нотариус делает, утверждаем, что копии из пачки соответствуют оригиналам, а уж чего копии, не столь важно.
2. если будет 251 лист, за 1 листом никто особенно не смотрит. Должна быть логика прежде всего и примерно 250 листов.
3. Опись и сопроводительное письмо один документ, письмо, я обычно делаю три экз, нам и отделу корреспонденции - просто письмо без вложений, и один экз для проверяющего, его я пришиваю к самой пачке, если она одна, если несколько - просто передаю с пачками, пачки тогда нумерую и подписываю, я выше писала как. Второй экз копий не делаю никогда, у них есть, а у меня есть оригиналы. Опись пишу в зависимости от ситуации, если серьезная проверка с возможным судом - подробно, с описанием каждого документа, если встречник какой-нибудь - просто по номенклатуре пересчитываю "СФ выданные - 100 листов."
Я т.о. не только в разные инспекции сдавала, но и в суд. Собственно юристы, представляющие нас в суде, и учили, как это делается, дабы налоговый орган в суде не заявил, что чего там недополучил.
Спасибо огромное за подробный ответ.
По поводу сшивания многостраничной пачки состоящей из нескольких документов опирался на видео дядьки одного умного, он там упоминал письмо № 0302-07/1-122. Само письмо на просторах не нашел, но данное видео по этому номеру находится с легкостью.
Возник ещё один глупый вопрос про опись и нумерацию.
Вот необходимо предоставить книгу покупок за 1 и 2 квартал и ОСВ 60 счета. Делаем опись.
Опись:
1 пачка
1.Книга покупок 1 квартал - 100 листов
2.Книга покупок 2 квартал - 120 листов
2 пачка
1.ОСВ 60 счета - 200 листов
Так должно выглядеть? Нумерация от руки на каждой странице не должна совпадать с описью?
Читайте также: