Как подшить больничные листы в бухгалтерии 2021
Обновлено: 01.05.2024
В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:
1. Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Фонда социального страхования Российской Федерации В.В.Линника и заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации Р.А.Хальфина.
Председатель Фонда
социального страхования
Российской Федерации
Министр здравоохранения
Российской Федерации
Регистрационный N 5573
Информация об изменениях:
Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г. N 42/130 в Инструкцию, утвержденную настоящим приказом, внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2005 г.
Инструкция
о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения
(утв. приказом Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29)
С изменениями и дополнениями от:
ГАРАНТ:
С 1 июля 2011 г. действует новая форма бланка листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. N 347н
1. Настоящая Инструкция определяет порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения.
2. Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд).
3. Бланки листков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.
4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости, на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленном пунктом 14 настоящей Инструкции.
Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.
5. Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй - остается в региональном отделении Фонда.
Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.
6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.
Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.
7. Региональные отделения Фонда и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности.
8. Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной Фондом:
8.1. Региональными отделениями Фонда - в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение N 1), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;
8.2. медицинскими организациями - в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 3).
Сверка данных Книги получения бланков листков нетрудоспособности и Книги распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал.
9. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы, и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.
10. Лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу бланков листков нетрудоспособности (далее - ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения Фонда, медицинской организации).
Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).
11. Лечащие врачи медицинской организации (в отдельных случаях - фельдшеры, зубные врачи) либо работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица. При получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.
12. Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (приложение N 4).
13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 5).
В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.
Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях -фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.
Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении 3 лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 6).
14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:
ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение N 7). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;
ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).
Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.
ГАРАНТ:
О формировании заявок на изготовление бланков листков нетрудоспособности см. письмо Фонда социального страхования РФ от 12 июля 2005 г. N 02-18/11-6255
15. Региональные отделения Фонда на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в Фонд социального страхования Российской Федерации заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).
ГАРАНТ:
О распределении бланков листков нетрудоспособности см. информацию Фонда социального страхования РФ от 11 января 2005 г. N 02-18/11-9
16. Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений Фонда, медицинских организаций.
Лечащие врачи (в отдельных случаях - фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации, несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.
17. Региональные отделения Фонда осуществляют контроль за организацией учета, хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 1
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Книга прихода - расхода бланков листков нетрудоспособности региональным отделением Фонда
Дата получения бланков
Накладная на получение бланков
Кол-во полученных бланков
Дата выдачи бланков
Количество выданных бланков
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 2
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Книга получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации
Дата получения бланков
Количество полученных бланков
Остаток бланков от предыдущей партии
Общее количество бланков
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 3
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Книга распределения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации
Количество бланков в наличии
Количество выданных бланков
Получатель бланков (или лицо, сдающее корешки)
Реквизиты корешков бланков
Количество возвращенных корешков бланков
Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки бланков
Лицо, ответственное за хранение бланков и корешков бланков
* Для структурных подразделений медицинской организации (участковая больница, ФАП).
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 4
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Акт
об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек
Перечень уничтоженных корешков бланков листков нетрудоспособности
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 5
к Инструкции о порядке учета и хранения
листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 6
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Акт
об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности
Перечень уничтоженных бланков листков нетрудоспособности:
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 7
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Отчет-Заявка
на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией
Количество бланков листков нетрудоспособности
Остаток на начало отчетного периода
Заказано на. кв. 20. г. (отчетный период)
Получено в. кв. 20. г (отчетном периоде)
Израсходовано в . квартале 20. г.
Остаток на конец отчетного периода
Заказано на. кв. 20. г.
* Лицензия на медицинскую деятельность в части права на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Приложение N 8
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения
Заявка
на бланки листков нетрудоспособности на 20_____г.
медицинской организации или регионального отделения ФСС РФ
С изменениями и дополнениями от:
Количество бланков листков нетрудоспособности
заказано на предыдущий год
остаток на 01.01.20__ г
потребность на 20__ г.
в том числе по кварталам
Определяется порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения. Приводятся формы, необходимые для осуществления указанного документооборота.
Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает ФСС России. Все медицинские организации обязаны представлять в органы управления здравоохранением ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности вне зависимости от необходимости в этих бланках.
Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью. Бланки подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.
Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29 "Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения"
Регистрационный N 5573
Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования
Текст приказа опубликован в "Российской газете" от 28 февраля 2004 г. N 40, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 марта 2004 г. N 10, в журнале "Еженедельный бюллетень законодательных и ведомственных актов", март 2004 г., N 12, в журнале "Главврач", 2004 г., N 3
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г. N 42/130
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение электронных больничных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика: Хранение электронных больничных
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное постановление Верховного суда Республики Дагестан от 05.03.2020 N 22к-505/2020
Процессуальные вопросы: Об изменении меры пресечения (об обжаловании постановления об изменении меры пресечения).
Решение: Удовлетворено. Выводы суда первой инстанции о необходимости изменения меры пресечения в отношении подсудимого Г. надлежащим образом не мотивированы и не подтверждаются материалами дела, при этом заявление стороны защиты о том, что Г. находится на лечении и не может явиться в суд по состоянию здоровья, подтверждалось объективными данными, в том числе представленной копией листка нетрудоспособности в электронном виде, который имеет юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от N 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе Фонда социального страхования Российской Федерации "Единая интегрированная информационная система "Соцстрах".
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Хранение электронных больничных
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Сложные вопросы изменений трудового законодательства в 2021 - 2022 годах"
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021) Все электронные больничные хранятся в специальной системе. Оператор обеспечивает техническое сопровождение, администрирование, эксплуатацию и развитие программно-технических средств информационной системы "Соцстрах", соблюдение требований безопасности информационной системы "Соцстрах", бесперебойное ее функционирование, возможность информационного взаимодействия участников информационного взаимодействия, учет сформированных и предоставленных по запросам медицинских организаций уникальных номеров листков нетрудоспособности. Оператор также осуществляет формирование, размещение и хранение сведений о листках нетрудоспособности в форме электронного документа.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Работа из дома: документальное оформление и налогообложение"
(выпуск 17)
(Анищенко А.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2020) Таким образом, электронный листок нетрудоспособности позволяет создать "прозрачную" систему обязательного социального страхования, полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности. У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность бумажных листков нетрудоспособности - вся информация с момента "открытия" электронного листка нетрудоспособности хранится в системе ФСС России и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении ФСС России проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам фонда не потребуется.
Нормативные акты: Хранение электронных больничных
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Обзор: "ФСС ответил на вопросы об электронных больничных"
(КонсультантПлюс, 2018) Нет необходимости хранить электронные больничные и распечатывать их копии. Вся информация есть у ФСС, и организация неоднократно может ее запрашивать.
Подборка наиболее важных документов по запросу Как подшивать больничные листы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Как подшивать больничные листы
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Работник на больничном. Есть ли риски для работодателя?
(Байдина О.)
("Трудовое право", 2019, N 9) Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или доверенности. При получении заработной платы в кассе организации представитель с паспортом расписывается в расчетно-платежной ведомости, доверенность подшивается к ведомости.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Ситуация: Как провести проверку достоверности и полноты сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера госслужащих
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022) Уведомление вручается госслужащему под подпись в журнале учета проверок либо на копии уведомления, которое подшивается в материалы проверки.
Нормативные акты: Как подшивать больничные листы
Как формировать дела с листками нетрудоспособности: прокалывать их дыроколом, шилом и подшивать вместе с расчетом или хранить в файлах? Каким законодательством при этом руководствоваться?
Листок временной нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам. Следовательно, листок временной нетрудоспособности является первичным учетным документом, подтверждающим расходы работодателя на выплату работнику указанных пособий и обосновывающим расходование работодателем средств обязательного социального страхования.
В соответствии с ч. 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Пунктом 4.21 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" установлено, что документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.
Учитывая изложенное, работодатель должен обеспечить такое хранение листков нетрудоспособности, которое обеспечивает их защиту от изменений (утраты часть информации) и возможность свободного чтения. Брошюрование с помощью дырокола не рекомендуется, но не препятствует возможности предъявить проколотые листки нетрудоспособности для возмещения расходов в случае, если сохранена вся информация, то есть, если места проколов располагаются на свободном поле и не затрагивают заполненных ячеек листка нетрудоспособности.
Тверское региональное отделение
Фонда социального страхования РФ
4 сентября 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости от применяемого нормативного акта. Изучим, о каких источниках права может идти речь и на какой срок все-таки нужно ориентироваться.
Как долго хранятся больничные листы на предприятии?
Сроки хранения документов, в т. ч. больничных листов, регламентируются несколькими НПА.
Прежде всего, это закон о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и положение по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), которые предписывают хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет. Такой же 5-летний срок хранения больничных указан в ст. 618 перечня типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Однако здесь следует обратить внимание вот на что. Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. А НК РФ требует хранить такие документы в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.
Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?
На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.
На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@).
В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.
Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».
Итоги
Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.
Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Читайте также: