Куда подшить заявление на отпуск

Обновлено: 19.04.2024

Подборка наиболее важных документов по запросу Нужно ли хранить заявление на отпуск в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Нужно ли хранить заявление на отпуск в личном деле

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2022) Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника - 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2022) Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.

Нормативные акты: Нужно ли хранить заявление на отпуск в личном деле

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Казначейства России от 27.05.2011 N 206
(ред. от 21.12.2018)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства" Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по личному составу, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по кадровым вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Казначейства России от 03.11.2010 N 287
(ред. от 27.02.2015)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства" При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).

Подборка наиболее важных документов по запросу Где хранятся заявления на отпуск (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Где хранятся заявления на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2020 по делу N 33-416117/2020
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании премий; 2) О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск; 3) О взыскании компенсации за задержку выплат; 4) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Предусмотренный трудовым договором ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск был предоставлен работнику в полном объеме, правовых оснований для предоставления работодателем дополнительного оплачиваемого отпуска заявленной работником продолжительности не установлено.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано. Доводы жалобы о том, что истец не была извещена надлежащим образом о дате судебного заседания, представителем истца направлялось ходатайство о непроведении судебного заседания в связи с нахождением в отпуске, опровергаются материалами дела, из которых следует, что истцу направлялась судебная повестка в соответствии со ст. 113 ГПК РФ, судебная корреспонденция возвратилась в суд за истечением срока хранения. То обстоятельство, что истец не получает корреспонденцию по своему месту жительства, указанному в исковом заявлении, о нарушении судом правил извещения лиц, участвующих в деле, не свидетельствует, в соответствии со ст. 165.1 ГК РФ. Ходатайств от истца и ее представителя об отложении судебного заседания, назначенного на дата, материалы дела не содержат и, согласно протоколу судебного заседания, не поступало, при таких данных суд, руководствуясь ст. 167 ГПК РФ, правомерно рассмотрел дело в отсутствие неявившегося истца.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Где хранятся заявления на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2022) 5. Какой срок хранения в организации заявления работника на ежегодный отпуск

Нормативные акты: Где хранятся заявления на отпуск

Постановление Правительства РФ от 03.04.2020 N 440
(ред. от 29.12.2021)
"О продлении действия разрешений и иных особенностях в отношении разрешительной деятельности в 2020 - 2022 годах"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2022) Установить, что при лицензировании медицинской деятельности, осуществляемой медицинскими организациями, имеющими обособленные подразделения медицинских организаций, соискатель лицензии вправе подать заявление о предоставлении лицензии на осуществление фармацевтической деятельности с указанием выполняемых работ по розничной торговле, отпуску и хранению лекарственных препаратов для медицинского применения, которую планируется осуществлять обособленными подразделениями медицинской организации, без приложения документов (сведений), которые свидетельствуют о соответствии соискателя лицензии лицензионным требованиям, предъявляемым для осуществления фармацевтической деятельности.

Подборка наиболее важных документов по запросу Приказ на отпуск должен храниться в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Приказ на отпуск должен храниться в личном деле

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как оформить приказ о предоставлении ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2022) Приказы о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска храните пять лет, а по отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили приказ в состав личного дела работника - 50 лет (если он оформлен после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлен до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Нормативные акты: Приказ на отпуск должен храниться в личном деле

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Письмо Минсоцзащиты РФ от 09.06.1995 N 2117/1-34
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован, а за его несоблюдение могут применяться санкции. В статье мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020).

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:

«Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

О нюансах организации архива в компании или у ИП рассказал инспектор по труду Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В.И. Неклюдов. Изучите разъяснения чиновника, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+. Это бесплатно.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Записка-расчет о предоставлении отпуска составляется на основе «отпускного» приказа. Расскажем, как правильно заполнить такую записку с учетом требований законодательства.

Что такое бланк для расчета отпускных, как его хранить и где скачать

Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм документации по учету труда…» от 05.01.2004 № 1 (далее — Постановление) утверждена записка-расчет отпускных по форме Т-60.

И хотя с 2013 года законодательно регламентированной необходимости заполнять форму Т-60 нет, ею продолжают пользоваться: она довольно удобна и информативна, поскольку дает четкое представление обо всех нюансах расчета отпускных. В то же время, если по каким-либо причинам унифицированный бланк вам не подходит, вы можете разработать собственную форму.

О том, как составить заявление на отпуск, узнайте из статьи «Заявление на очередной отпуск — образец и бланк».

Грамотно оформить полный пакет документов на отпуск вам поможет подборка форм от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Бланк унифицированной записки-расчета представлен ниже. Далее рассмотрим, как он оформляется.

Как правильно рассчитать отпускные, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Типовой ситуации.

Правила и образец заполнения справки об отпуске

Документ состоит из лицевой и оборотной сторон: первая заполняется кадровой службой, а вторая — бухгалтерией.

Лицевая часть справки предусматривает возможность заполнения данных как для ежегодного, так и для других видов отдыха, причем расчет может производиться отдельно на каждый вид отпуска или совместно. С этой целью предусмотрены 2 блока в первой части справки.

О составлении графика отпусков узнайте из материала «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2021 году».

Оборотная сторона справки содержит несколько таблиц:

данные по средней зарплате;
сумма отпускных в разрезе месяцев начисления и источников финансирования;
сумма удержаний из начисленных сумм.

Рассмотрим основные нюансы заполнения справки-расчета отпускных.

Здесь заполняются данные о периоде работы, за который работник получил отпуск, а также продолжительности и сроках предоставляемого отдыха.

В таблицу по суммам дохода должны попасть только те суммы, которые упоминаются в Положении о расчете среднего заработка, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Значение в графе 6 рассчитывается путем деления итоговой суммы выплат за расчетный период на количество дней (часов) из граф 4 и 5.
Внизу листа необходимо указать реквизиты платежного документа, подтверждающего выплату начисленных сумм.

Для вашего удобства приведем образец заполнения справки.

Итоги

В форме Т-60 максимально информативно представлен расчет суммы отпускных. Такое свойство справки превращает ее в удобный рабочий инструмент отдела кадров и бухгалтерии.

Трудовой кодекс РФ
постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

Читайте также: