Как связать файлы word и word

Обновлено: 24.04.2024

Каждый день в своей работе мы сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены. В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

База данных необходима для обработки и хранения данных. Однако, здесь нужно учитывать, что существуют ограничения. Необходимо помнить и учитывать, что все СУБД имеют функциональные ограничения, в т.ч. MS Excel. Например, по количеству столбцов и строк.
Текстовый документ в MS Word представляет собой шаблон документа и содержит неизменные формулировки запроса и места (поля), в которые при слиянии итогового письма подгружается уникальная информация из нашей базы данных.

Далее следует процесс объединения (слияния): включение полей значения из столбцов заданного диапазона записей (строки) в базе данных (список рассылки) в шаблон текстового документа. Получаем в зависимости от выбранного типа документа один из вариантов:

Вставка нового объекта

В диалоговом окне Объект перейдите на вкладку Создание и выберите вариант из списка Тип объекта.

Если вам нужно, чтобы отображалась не первая страница файла, а его значок, который можно щелкнуть, установите флажок В виде значка. Если этот флажок установлен, можно выбрать другой значок, нажав кнопку Смена значка.

Сведения в разделе Результат определяются выбранным типом объекта и состоянием флажка В виде значка (установлен или нет). Эти сведения помогут вам определиться с тем, что именно нужно вставить и в каком виде.

Чтобы изменить данные во вставленном объекте, дважды щелкните его.

Связывание или внедрение существующего файла

Чтобы связать или встроить уже созданный объект:

В диалоговом окне Объект откройте вкладку Создание из файла и нажмите кнопку Обзор, чтобы найти нужный объект для вставки.

Если вам нужно, чтобы файл отображался в виде значка, а не первой страницы, установите флажок В виде значка. Если этот флажок установлен, можно выбрать другой значок, нажав кнопку Смена значка.

Совет: Сведения в разделе Результат меняются в зависимости от того, выбраны ли ссылки на файл и Отображать как значок. Эти сведения помогут вам определиться с тем, что именно нужно вставить и в каком виде.

Внедренные и связанные объекты

Если вам нужно объединить отдельные документы Microsoft Word, вы можете скопировать и вставить их вместе, если они короткие, или объединить их, если они длинные.

Следующий метод подходит как для Word 2010, так и для Word 2007. При слиянии документов формат может не сохраниться.

Выберите вкладку Вставка.

Выберите Объект и выберите Текст из файла в раскрывающемся меню.

После этого можно выбрать файлы, которые должны быть объединены в текущий документ. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl для выбора нескольких документов.

Документы будут объединены в порядке, в котором они отображаются в списке файлов. Чтобы использовать другой порядок, выберите и вставьте каждый файл отдельно в нужном порядке.

Если содержимое другого документа Microsoft Word имеет отношение к содержимому документа Word, над которым вы сейчас работаете, вы можете встроить или перенести текст этого документа в свой текущий документ. Смотрим как это сделать.

Сначала откройте документ Word, в который вы хотите добавить содержимое или встроить другой документ Word.

Затем перейдите к группе «Текст» на вкладке «Вставка» и щелкните стрелку вниз рядом с параметром «Объект».

Появится раскрывающееся меню. Здесь есть два варианта выбора: «Объект» и «Текст из файла».

Объект: внедряет объект, например документ Word или диаграмму Excel.

Текст из файла: вставляет текст из другого файла в документ Word.

Параметр «Текст из файла» - это, по сути, более быстрый способ скопировать и вставить содержимое другого файла в нужный.

Попробуйте, нажав опцию «Текст из файла» в раскрывающемся меню.

Откроется проводник (Finder откроется на Mac). Найдите файл, из которого вы хотите скопировать текст, выберите его и нажмите «Вставить».

Содержимое этого документа Word теперь целиком появится в текущем документе Word. Это удобно, если в копируемом документе Word не много контента, поэтому встраивание хороший вариант место ручного "копировать - вставить".

Вернувшись в раскрывающееся меню «Объект» (Вставка➣ Текстовая группа➣ Объект), щелкните параметр «Объект».

Появится окно «Объект». Выберите вкладку «Создать из файла» и нажмите «Обзор». На Mac Параметр «Создать из файла» появится в виде кнопки в нижнем левом углу окна.

Откроется проводник (Finder на Mac). Найдите файл, который хотите встроить, выберите его и нажмите «Вставить».

Путь к выбранному файлу теперь отображается в текстовом поле рядом с кнопкой «Обзор». Теперь вам нужно решить, как вы хотите вставить объект. У вас есть два путя:))

Связь с файлом: вставляет содержимое выбранного файла в документ Word и создает обратную ссылку на исходный файл. Изменения, внесенные в исходный файл, будут отражены в вашем документе. Выбор «Ссылка на файл» сам по себе вставит содержимое другого файла в текстовое поле.

В виде значка: вставляет значок, чтобы показать читателю, что существует внедренный объект. Это идеально, когда крайне необходима экономия места.

В этом примере мы пробуем оба варианта.

Теперь файл будет встроен в нужный документ Word. Двойной щелчок по значку откроет второй файл Word.

Одно предостережение при использовании этого метода, заключается в том, что перемещение исходного файла приведет к разрыву ссылки встроенного объекта. По этой причине Microsoft не позволяет вам переместить исходный файл в другое место.

Если вам нужно переместить исходный файл в другое место, вам необходимо удалить встроенную ссылку, переместить исходный файл, а затем повторно внедрить файл, следуя инструкциям в этой статье.

Если вы работаете с большим по объему текстовым документом MS Word, для ускорения рабочего процесса вы можете принять решение разбить его на отдельные главы и разделы. Каждая из этих составляющих может находиться в разных документах, которые явно придется объединить в один файл, когда работа над ним будет близиться к концу. О том, как это сделать, мы расскажем в данной статье.

Наверняка, первое, что вам приходит в голову, когда возникает необходимость объединить два и более документов, то есть, вставить один в другой, это просто копировать текст из одного файла и вставлять его в другой. Решение так себе, ведь данный процесс может занять немало времени, да и все форматирование в тексте, вероятнее всего, будет испорчено.

Другой метод — создание одного основного документа их вложенных в него “составляющих” документов. Метод тоже не самый удобный, да и весьма запутанный. Хорошо, что есть еще один — самый удобный, да и просто логичный. Это вставка содержимого составляющих файлов в главный документ. О том, как это сделать, читайте ниже.

1. Откройте тот файл, с которого должен начинаться документ. Для наглядности мы назовем его “Документ 1”.

2. Установите указатель курсора в том месте, куда необходимо вставить содержимое другого документа.

Совет: Рекомендуем в этом месте добавить разрыв страницы — в таком случае “Документ 2” будет начат с новой страницы, а не сразу за “Документом 1”.

3. Перейдите во вкладку “Вставка”, где в группе “Текст” разверните меню кнопки “Объект”.

4. Выберите пункт “Текст из файла”.

5. Выберите файл (так называемый “Документ 2”), содержимое которого вы хотите вставить в основной документ (“Документ 1”).

кликнуть по команде “Файл”;

в окне “Вставка файла” найти необходимый текстовый документ;

нажать на кнопку “Вставить”.

6. Если в основной документ вы хотите добавить более одного файла, повторите вышеописанные действия (2-5) необходимое количество раз.

7. Содержимое сопутствующих документов будет добавлено в основной файл.

В конечном итоге вы получите целостный документ, состоящий из двух или более файлов. Если в сопутствующих файлах у вас были колонтитулы, к примеру, с номерами страниц, они тоже будут добавлены в основной документ.

Совет: Если форматирование текстового содержимого разных файлов отличается, лучше привести его к единому стилю (конечно,если это необходимо) до того, как вы будете вставлять один файл в другой.

На этом все, из этой статьи вы узнали, как вставить содержимое одного (или нескольких) документа Ворд в другой. Теперь вы можете работать еще продуктивнее.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Еще статьи по данной теме:

есть некий документ— я его копирую и мне надо дописать в него кое что—- как это сделать.

Сергей, здравствуйте. Уточните, вам нужно сделать именно то, о чем рассказывается в статье, то есть вставить один документ внутрь другого, или задача заключается в банальном копировании текста и его дополнении? Собственно, разницы особой нет — либо Вы делаете то, что предлагается выше, либо копируете содержимое документа (мышка или клавиши CTRL+A для выделения, CTRL+C для копирования), вставляете его в другой документ (CTRL+V), затем переходите к тому месту, в котором требуется что-то дописать и делаете это. Но возможно, я Вас не совсем правильно понял, а потому если такое решение не подходит, уточните, что конкретно требуется сделать.

как вот суда что то напечатать.

Если это изображение или скан, тогда никак. Можно попробовать распознать текст с помощью специальных программ и перевести его в обычный, поддерживаемый Вордом, но это будет далеко от идеала — что-то может быть распознано неправильно, изменятся шрифты, пропадут или сильно исказятся отличные от текста элементы. Проще самостоятельно создать такой же файл, тем более что на сайте этой самой администрации города Воронеж есть немало подобных и наверняка даже есть точно такой же документ. Вот ссылка (искать в разделе «Администрация» — «Нормативная база» — вкладки в шапке сайта). А для того чтобы правильно оформить документ, ознакомьтесь с представленной по ссылке ниже статьей:

Есть и еще более логичное решение — узнать, как называется эта форма документа (наверняка у нее есть какой-то номер, обозначение) и найти ее в интернете.

Добрый день.
Подскажите как вставить фрагмент текста файла Документ 1 в Документ 2 с созданием связи. У меня получается вставить только весь документ, опции диапазон (чтобы выбрать закладку) в этой процедуре нет.
Офис 2016.
Пользуюсь меню Вставка — Объект.
Спасибо

Дмитрий, здравствуйте. Если правильно понимаю задачу, оптимальным решением будет создание ссылки на фрагмент текста из Документа 1 в Документ 2. О том, как это сделать, рассказывается в следующей статье, непосредственно ее части «Создаем гиперссылку на место в стороннем документе или созданной веб-странице»

Нет, Виталий, гиперссылка не пойдет. Мне нужен сам текст из исходного файла (его фрагмент), а не ссылка на него. Есть полу IncludeText, но в нем можно задать имя файла целиком, не нашел возможности указать конкретную закладку

Не совсем понимаю, какого результата требуется достичь, а потому сложно понять, что советовать. Возможно, подойдет такой вариант:

1. Выделите и скопируйте необходимый фрагмент текста из Документа 1.
2. Перейдите к Документу 2 и обозначьте место для вставки текста. Во вкладке «Главная» разверните меню кнопки «Вставить» и выберите «Специальная вставка».
3. В открывшемся окне выберите первый пункт — «Документ Microsoft Word» — и нажмите «ОК».

Текст будет вставлен в виде некоего объекта — это скопированный фрагмент, но вписанный в поле, по двойному клику на который он будет открыт в отдельном документе, а не в его «источнике» Документе 1.

Возможно, вам подойдут другие варианты вставки, доступные в меню той же кнопки «Вставить». Если же это не то, что требуется, можно попробовать сделать закладку на нужный фрагмент текста из Документа 1, но на деле это решение ничем не отличается от рассмотренного выше, то есть связь между документами почему-то не сохраняется. О закладках написано в отдельной статье.

Но если ничего из вышесказанного вам не подходит, опишите, пожалуйста, подробнее то, что требуется получить в итоге. Вполне вероятно, найдем решение.

Кажется нашел
1. Просто выделяем нужный фрагмент в 1 документе.
2. Во втором Спец вставка — связь — неформат текст.
3. При изменении 1 документа внутри выделенного фрагмента, сохранении и закрытии — документ 2 обновляет.

Точно. Совсем забыл об отметке «Связать» и выше описал решение без нее. Ну а вариант вставки как документа или как неформатированного текста — это уже нюансы, которые зависят от представления.

Дмитрий, спасибо, что поделились решением, вполне возможно, оно будет полезно другим пользователям.

Все получилось, спасибо
Задача была тривиальная. Вставленный фрагмент в одном документе автоматически обновляется при изменении источника.
А подскажите как включить отображение (подсветку) Закладок и Полей в 2016 ворде?? В инете про 2010 версии

Для отображения и закладок, и полей откройте «Параметры» — «Дополнительно», пролистайте немного вниз и установите галочку напротив «Показать закладки» и «Показывать границы текста» (они идут подряд).

Тоже нашел — Параметры — Дополнительно

Может кому пригодится.

Задайте вопрос или оставьте свое мнение Отменить комментарий

Читайте также: