Как связать задачи в битрикс 24
Обновлено: 25.04.2024
Постановка и решение задач в «Битрикс24» более эффективны, чем осуществление тех же самых процессов, что называется, «по старинке» - с помощью бесконечных планерок, записок, совещаний и назойливых напоминаний подчиненным. С этим согласится даже тот, кто еще не работает в «Битрикс24».
«Задачи» – первый инструмент, с которым сталкиваются пользователи, начинающие осваивать «Битрикс24». Назначение «Задач» – упростить процесс выполнения рабочих обязанностей (для сотрудников) и контроля их выполнения (для руководителей), сократить временные затраты на это, избавить от рутины. Сэкономленный запас самого драгоценного ресурса – времени – сотрудники смогут использовать для саморазвития, планирования и других важных дел.
Чтобы создать задачу, зайдите на портал, щелкните по кнопке «Добавить» в левом верхнем углу, выберите пункт «Добавить задачу». Откроется упрощенная форма постановки задачи, в которой нужно указать ее название, ответственного, приоритет, крайний срок (если он нужен). Опционально укажите соисполнителей, необходимость учета времени и необходимость проверки задачи после завершения. Наконец, прямо здесь можно загрузить документы, которые потребуются исполнителю для работы. Написав все условия, нажмите кнопку «Поставить задачу», и сервис автоматически откроет ее карточку. В ней вы можете не только посмотреть условия созданной задачи, но и назначить наблюдателя для нее (по кнопке в правом нижнем углу карточки «Добавить наблюдателей»). Выбранные сотрудники будут видеть все уведомления по задаче.
Не забудьте о том, что есть подробная форма постановки задачи. В ней можно:
· Добавить описание задачи;
· Поставить ее от имени другого сотрудника (например, своего начальника, если он дал вам такое поручение);
· Разрешить исполнителю менять крайний срок (по умолчанию опция включена);
· Включить задачу в отчет по эффективности (опция доступна, если вы одновременно и руководитель исполнителя, и постановщик задачи);
· Добавить чек-лист (для выполнения каждого этапа можно создать отдельного исполнителя);
· Указать повторяемость задачи. Используя ее, вы настроите автоматическую постановку задачи через определенный период времени (например, подготовить отчет по продажам за прошлую неделю в понедельник к 12.00). Особенно удобна эта функция для постановки задач с большими чек-листами, по которым нужно собрать много информации и т.п.
Как пользователи портала узнают о задачах
Вам не придется звонить исполнителю и сообщать ему о том, что он должен сделать: как только задача создана, он увидит ее в своем списке в правой части страницы (количество непросмотренных задач отмечено красным цветом) и в «Живой ленте». Кроме того, ему придет уведомление во всплывающем окне, появление которого сопровождается звуковым сигналом – иными словами, пропустить это событие практически невозможно. Если вы, будучи исполнителем, выбрали пункт «Начать учет рабочего времени» по задаче, она автоматически появится в вашем плане на день (чтобы открыть его, кликните по кнопке с часами в верхней части страницы). В этот список можно добавить неограниченное количество задач.
Какие еще гарантии того, что пользователь не забудет о своих задачах? В левой части страницы, где перечислены названия всех инструментов, возле раздела «Задачи» может появиться цифра – это количество задач, которые требуют внимания пользователя. Эта цифра видна, даже если вы не заходили в раздел. Если она появилась – нужно зайти туда и посмотреть, чего же хочет от вас «Битрикс24» и другие пользователи портала. Просроченные задачи всегда идут первыми в списке каждого подраздела и выделены красным цветом. Задачи, к которым сотрудник еще не приступил, выделены черным цветом. Кроме того, по каждой задаче можно поставить напоминание (откройте карточку задачи, кликните по ссылке «Напомнить» в верхнем правом углу карточки, укажите срок и способ напоминания).
Конечно, языка уведомлений и чек-листов недостаточно для постановки и решения задач. Обсуждайте детали работы прямо в комментариях под карточкой задачи – так вся переписка по теме будет в одном месте. О каждом новом комментарии приходит уведомление, которое видят исполнители и наблюдатели – все эти уведомления сохраняются в истории изменений задачи.
Как начать выполнять задачу
Чтобы открыть новую задачу, исполнителю нужно зайти в соответствующий раздел. Здесь есть несколько подразделов:
· «Делаю» (что вы должны выполнить сами);
· «Помогаю» (где вы являетесь соисполнителем);
· «Поручил» (вы – постановщик задачи);
· «Наблюдаю» (название говорит само за себя).
Количество непросмотренных задач (и вообще всех задач, которые требуют вашего внимания) отмечено красными цифрами над названиями подразделов.
Если вы исполнитель:
Открыв карточку задачи в первом подразделе, вы можете начать учет своего рабочего времени (опция доступна только в верхнем тарифе), и постановщик будет знать, сколько часов вы на самом деле потратили на исполнение. Эта информация будет использована при построении отчета об эффективности сотрудника (в данном случае – об эффективности вашей работы). Если в течение рабочего дня вы отметите перерыв (на обед, к примеру), выполнение задачи автоматически будет поставлено на паузу.
Если вы постановщик:
Карточка созданной вами задачи будет находиться в разделе «Поручил». Там, помимо перечисленных возможностей, если кнопки «Редактировать», «Отложить» и «Удалить» - только автор задания наделен такими полномочиями.
Как оценить выполнение задачи
Когда задача выполнена, исполнитель нажимает кнопку «Завершить» в ее карточке. В зависимости от настроек, она отправляется либо в архив, либо на проверку руководителю. Постановщик задачи имеет право оценивать качество ее выполнения: зайдите в раздел «Задачи», подраздел «Поручил» и найдите в заголовке таблицы крайний справа пункт «Оценка». Их три вида: «Положительно», «Отрицательно», «Нет оценки». Кроме того, здесь можно включить задачу в отчет по эффективности, если вы забыли сделать это при ее создании. Кстати, на основании этих оценок отчет как раз и строится.
Все задачи, к которым вы имели отношение в течение дня, попадут в ваш рабочий отчет (доступен в разделе «Компания»). Он отправляется руководителю каждый день или с другой периодичностью. У руководителя есть другие возможности для контроля выполнения задач – в разделе задачи ему доступна вкладка, которая так и называется – «Руковожу». Откройте ее – и вы увидите отчет, который «Битрикс24» построил для вас в режиме реального времени. В этом отчете видно, сколько задач поручено каждому подчиненному, сколько поставил он сам, сколько просрочено и т.д. – масса информации в таблице, очень удобной для восприятия. Задачи, которые требуют вашего внимания, тоже отмечены красными цифрами. Руководитель отдела увидит здесь все задачи сотрудников этого отдела, а руководитель компании – вообще все задачи, созданные на портале. Любой отчет можно настроить по своему усмотрению: для этого скопируйте его, зайдите в конструктор отчетов и добавьте в таблицу нужные колонки. При желании выгрузите отчет в таблицу Excel.
Настройка отображения списка задач
Здесь коротко перечислим способы упростить работу с задачами:
· Увидеть все свои задачи на одной странице можно, зайдя в подраздел «Все». По умолчанию задачи демонстрируются в виде списка, но можно отобразить их в виде диаграммы Ганта (на странице раздела в правом верхнем углу пункт меню «Просмотр»);
· Если задач много, скорее всего, вы захотите отсортировать их по каким-либо параметрам. Сделать это можно с помощью фильтра (кнопка над списком задач). В «Битрикс24» уже есть предустановленные фильтры, которые чаще всего нужны пользователям, но вы также можете создать свои;
· Меню настройки отображения списка задач позволяет менять набор колонок таблицы по вашему усмотрению: щелкните по значку-шестеренке справа над списком и уберите лишние колонки, а также добавьте нужные вам;
· Если задач много, пользователю пригодится возможность совершать над ними групповые действия: для этого достаточно выделить нужные задачи, переместиться в конец страницы, выбрать нужное действие и нажать кнопку «Применить».
Как создать шаблон задачи
Когда вы раз за разом будете сталкиваться с необходимостью создавать задачу с одним и тем же исполнителем, наблюдателем, чек-листом и другими параметрами, вам наверняка пригодятся шаблоны: открыть их можно по кнопке слева от строки поиска в верхней части страницы раздела.
Как создать рабочую группу и задачи в ней
Для работы над масштабными проектами в «Битрикс24» целесообразно создать рабочую группу (помощью кнопки «Добавить» вверху слева или в соответствующем разделе). Все задачи, созданные в этой группе, будут выводиться отдельным списком в разделе «Задачи».
Главное преимущество «Битрикс24.Задачи»
Те, кто уже пользуется «Битрикс24» , наверняка открыли для себя новые возможности инструмента «Задачи». А все остальные, вполне возможно, задаются вопросом: «Зачем нам это, если мы уже используем продвинутые и современные task-менеджеры?». Ответ очевиден – «Битрикс24.Задачи» , в отличие от task-менеджеров, интегрирован со всеми инструментами, которые нужны вам в работе. Уведомления об изменениях в задаче отображаются в «Живой ленте», время, выделенное на выполнение задачи видно в «Календаре», к ней можно прикреплять документы из «Битрикс24» , наконец, вы можете создать задачу из бизнес-процесса или системы продаж CRM.
Определите задачу, сдвиг сроков по которой влияет на выполнение другой задачи или даже нескольких других задач. Вы можете установить зависимости между этими задачами. В этом случае вы можете сдвигать сроки только в главной задаче, а сроки во всех, зависимых от нее, перенесутся автоматически на нужный период. Зависимости устанавливаются на Диаграмме Ганта.
Как это работает
В Битрикс24 есть 4 типа зависимостей между задачами. Выбор типа определяется тем, как одна задача влияет на другую (например, задача может начаться только после завершения предыдущей или никак не может закончится до завершения предыдущей).
Пример:
Вы заказываете печать листовок в одной компании и вам нужно доставить их в офис, но это выполняет другой подрядчик. Доставка в офис никак не может начаться до того, как листовки будут готовы. Если сроки печати сдвинутся, у второй задачи должна измениться дата старта. Вы устанавливаете зависимость от даты финиша задачи по печати к дате старта задачи по доставке. При сдвиге даты финиша печати на 5 дней, дата старта доставки автоматически перенесется на 5 дней. Это тип зависимости «Финиш > Старт».
4 типа зависимостей между задачами:
- Задача начинается после завершения предыдущей (Финиш > Старт)
- Одновременное начало задач (Старт > Старт)
- Одновременный «дедлайн» по задачам (Финиш > Финиш)
- Задача начинается после завершения предыдущей (Старт > Финиш)
Как связать две задачи
Если навести на блок с задачей курсор, появятся два белых круга по краям. Наведите курсор на один из них, кликните и, не отпуская кнопку, потяните «мышкой» в сторону — появится пунктирная линия. Доведите эту линию до старта или финиша другой задачи (появится такой же круг) и, когда белый круг изменит цвет на серый, отпустите кнопку «мышки». Задачи будут связаны.
Что от чего зависит
Задача, от которой вы устанавливали связь, считается главной в этой связке. Задача, к которой вы устанавливаете связь, — зависимой. Если вы сдвинете сроки в главной задаче, сроки зависимой сдвинутся на тот же период автоматически. Если вы сдвинете сроки в зависимой задаче, это никак не отразится на главной.
Сдвиг крайнего срока по задачам выполняется отдельно и не участвует в сдвигах в зависимых задачах.
Одна задача может быть связана с несколькими другими задачами. При этом выполняется проверка, не влияет ли новая зависимость на предыдущую. Если новая зависимость противоречит по логике уже установленной, она не сохранится и вы увидите ошибку «Нельзя создавать циклические связи».
Чтобы снять зависимость между задачами, наведите мышкой на стрелку зависимости и нажмите Удалить:
Зависимости доступны в расширенных Задачах, начиная с тарифа Проект+. Чтобы протестировать зависимости в бесплатном тарифе Проект можно создать 5 связей, но не больше. Вы можете включить демо-режим на 30 дней и протестировать все возможности сервиса, в том числе и зависимости.
Межпортальные задачи – больной вопрос для пользователей Битрикс24. Компаниям часто приходится сотрудничать друг с другом и выполнять общие задачи, а портал Битрикс24 у каждого свой. Раньше приходилось обмениваться задачами по почте или работать через Экстранет. Теперь все гораздо проще. Находите нужных сотрудников из другой компании в сети Network и ставьте задачи из своего Битрикс24 в портал партнера.
Используя межпортальные задачи, вы можете определять крайние сроки, следить за временем их выполнения, обмениваться файлами и оставлять комментарии. И все это по привычной схеме.
Как работает инструмент?
Первым делом стоит проверить Настройки портала и включить функцию «Разрешить общение в глобальной сети Network всем пользователям моего Битрикс24». Обратите внимание, функция должна работать у всех сотрудников, принимающих участие в межпортальной задаче.
Если эта функция была отключена, то необходимо подождать сутки, чтоб она заработала. Только тогда вы сможете приступить к выполнению межпортальных задач.
Перед Вами появится перечень сотрудников, выберите нужного.
Когда сотрудник выбран, можете создавать на него задачу и приступать к работе.
Стоит отметить, что сколько угодно участников задачи могут работать из Битрикс24 своих компаний. Например, постановщик из одного портала, ответственный – из второго, наблюдатели – из третьего и четвертого.
Выполняйте задачи с коллегами из разных Битрикс24 по привычной схеме с помощью межпортальных задач!
Обратите внимание, межпортальные задачи доступны только на платных тарифах, начиная с Проект+.
Если вам необходимо выполнить какие-то однотипные действия с несколькими или даже всеми задачами, вы можете воспользоваться панелью групповых действий. Она находится на странице списка задач в самом низу страницы.
С помощью этой панели можно легко изменить ответственного, добавить наблюдателя или соисполнителя к задачам, завершить или удалить сразу группу задач и выполнить другие действия. Нет необходимости заходить в каждую задачу для этого.
Для того, чтобы осуществить любое действие из этой панели, выполните следующие шаги:
1. В списке задач выделите те задачи, для которых вы хотите выполнить действия.
Вы можете выделить сразу все задачи на одной странице, отметив галочку в самом начале списка (на синем фоне):
Для того, чтобы отметить абсолютно все задачи, на всех страницах, в панели групповых действий отметьте опцию "Для всех".
Обратите внимание, при этой выбранной опции действие будет применено ко всем задачам, включая их подзадачи.
Представьте себе ситуацию: вы хотите встретить вашу нежно любимую бабушку в аэропорту. Но она вам передала, что ее рейс задерживается на 2 часа. Вы же не станете ехать в аэропорт и ждать все это время, а просто приедете на 2 часа позже?
С планированием сроков исполнения задач такая же история. Все они связаны между собой, поэтому планировать может быть очень сложно, особенно если задач много.
Организуйте связь задач в Диаграмме Ганта и таких сложностей никогда не возникнет. При изменении основной задачи сроки всех остальных задач, связанных с ней, сдвинутся автоматически!
С чего начать планирование зависимостей?
- Выберите главную задачу, сдвиг сроков по которой влияет на выполнение другой задачи или даже нескольких. Если вы поменяете сроки исполнения главной задачи, то у зависимых произойдут соответственные изменения. Если же вы сдвинете сроки в зависимой задаче, это никак не отразится на главной.
Одна задача может быть связана с несколькими другими задачами. При этом выполняется проверка, не влияет ли новая зависимость на предыдущую. Если новая зависимость противоречит по логике уже установленной, она не сохранится и вы увидите ошибку Нельзя создавать циклические связи.
Имейте в виду, что перенос Крайнего срока главной задачи никак не отразится на зависимых. Только Даты старта и Даты финиша.
Всего есть 4 типа связей:
- От Финиша к Старту: сдвиг дедлайна по основной задаче переносит дату старта зависимой;
- От Старта к Старту: одновременное начало задач;
- От Финиша к Финишу: одновременный «дедлайн» по задачам;
- От Старта к Финишу: сдвиг даты старта основной задачи переносит дедлайн зависимой задачи.
Как связать задачи?
Установка связи на диаграмме Ганта - это визуально стрелочка от основной задачи к зависимой.
Наведите курсор на любой из краев блока с задачей и появится круг. Просто кликните на него и перетяните мышкой в сторону старта или финиша другой задачи. Пока вы переносите линия связи будет пунктирной, а после завершения - сплошной.
Как удалить установленную ранее связь?
Чтобы снять зависимость между задачами, наведите мышкой на стрелку зависимости и нажмите Удалить:
Уверен, что с использованием данной функции все проблемы с отслеживанием сроков задач станут лишь нелепым воспоминанием:)
Функция Диаграмма Ганта (зависимости задач) доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
Читайте также: