Свяжите понятия окружение проекта и участники проекта
Обновлено: 28.04.2024
Под окружением проекта (понятием «участники проекта») предполагается понимать все, что может повлиять на его успех: социальные, экономические и политические условия, географические и климатические факторы, интересы потребителей продукции и конкуренты, используемая в проекте технология и потенциальные возможности новых научных достижений, психологический настрой исполнителей проекта и так называемой общественности. В таком смешении разнообразных факторов, имеющих к тому же разную природу, кроется большой смысл. С одной стороны, появляется возможность с единых позиций провести классификацию всех реальных, потенциальных и заинтересованных участников проекта, с другой – каждого участника можно рассматривать обезличенно, характеризовать степень его участия в проекте только со следующих точек зрения: причины и вероятность возникновения, степень важности, тенденции их изменения, вероятные риски – и в последующем определить меры по стимулированию, предупреждению или смягчению их влияния на результаты проекта. Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют друг на друга по мере реализации проекта. Проект, в свою очередь, тем или другим образом воздействует на окружающую среду, что может приводить к конфликтным ситуациям. Учет этих взаимозависимостей обязателен для обеспечения успеха проекта. Окружение имеет особенность изменяться во времени, особенно если проект длится несколько лет. Это может приводить к появлению дополнительных неопределенностей и рисков. Выявление и оперативный учет вновь возникающих факторов является одним из основных направлений работы руководителя проекта и его команды, особенно при поддержании тесных контактов с лицами и организациями, имеющими «вес» в обществе. Как видно, окружение проекта – очень широкое понятие. Поэтому его анализ (выявление всего комплекса факторов, степень их приоритетности, классификация) требует особой внимательности. Широкое признание в литературе получил подход к анализу всей совокупности факторов, т.е. оценка: - действующей роли фактора (полезная, нейтральная, вредная), степень достоверности информации о факторе, риск использования этой информации в процедурах УП; - реальной природы фактора, кто или что определяет его возникновение, возможные действия по его нейтрализации; - понимания стимулов поведения фактора, возможной реакции фактора при изменении обстоятельств; - позиций, на основе которых возможно установление «хороших» отношений с фактором; - осознания влияния фактора на отдельных участников проекта (не только непосредственных исполнителей, а всех участников проекта). В результате анализа выявляются ключевые сферы, от которых в наибольшей степени зависит успешная реализация проекта.
К поиску и анализу имеющихся и вероятных в будущем факторов надо относиться предельно внимательно. С одной стороны, это важнейшая часть методологии УП, с другой – ничтожный вероятный негативный фактор или небольшая группа заинтересованных в провале проекта людей может отыскать в проекте фатальную щель и остановить реализацию проекта.
Ближнее окружение проекта
К ближнему окружению проекта могут, к примеру, относиться следующие факторы:
руководство предприятия, которое определяет цели и основные требования к проекту. Руководство предприятия обобщает отдельные рекомендации экспертов и разрабатывает стратегию развития организации. К этому добавляется собственные требования руководства, например:
– требования к результатам проекта,
– требования к реализации проекта,
– методика и порядок корректировки цели и требований к
проекту со стороны отделов и специалистов предприятия и др.;
сфера финансов, которая определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования проекта;
сфера сбыта, которая формирует требования к проекту, связанные с рынком сбыта, потребностями покупателей, наличием и действиями конкурентов;
сфера изготовления, которая может предъявлять требования по:
– отказу от некоторых технологических процессов,
– использованию определенной технологии и оборудования,
– загрузке простаивающих участков производства,
– согласованию требований к проекту с возможностями
рынка средств производства и др.;
сфера материального обеспечения, которая предъявляет требования к проекту, связанные с возможностью обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам;
сфера инфраструктуры, которая связана с рынком услуг и различного сервиса и выдвигает требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному, различным видам инженерного и другого обеспечения;
сфера очистки и утилизации промышленных отходов, которая предъявляет требования к охране окружающей среды и рациональному использованию отходов производства.
Дальнее окружение проекта
Помимо факторов ближнего окружения (среды предприятия), на реализацию проекта влияют факторы, образующие его дальнее окружение.
Политические факторы:
- поддержка проекта правительством,
- торговый баланс с участвующими
- участие в военных союзах.
- структура национального хозяйства,
- виды ответственности и имущественные права, в особенности право на землю,
- тарифы и налоги,
- уровень инфляции и стабильность валюты,
- развитость банковской системы,
- степень свободы предпринимательства и хозяйственной
- развитость рыночной инфраструктуры,
- состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья, материалов, рабочей силы и др.
- Общество, его характеристики и факторы:
- условия и уровень жизни,
- свобода перемещений (въезд и выезд из страны),
- трудовое законодательство, запрещение забастовок,
- здравоохранение и медицина, условия отдыха,
- общественные организации, средства массовой информации,
- отношение местного населения к проекту.
- законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.
- уровень развития фундаментальных и прикладных наук,
- уровень информационных технологий и компьютеризации,
- уровень производственных технологий,
- история, культурные традиции, религия,
- уровень требований к качеству результатов и условий труда.
- Природные и экологические факторы:
- климатические условия: температура, осадки, влажность,
ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.,
- расположение и связь с транспортными сетями,
- стандарты по качеству воздушного пространства, водных
источников и почвенного покрова,
- санитарные требования к окружающей среде,
- законодательство по защите окружающей среды,
- характеристика состояния и тенденций развития экологической системы.
- Характеристики и факторы инфраструктуры:
- средства транспорта, связи и коммуникации,
- сети ЭВМ и информационные системы,
- логистика и материально-техническое снабжение,
Внутренняя среда проекта
На проект, особенно на процесс его успешной реализации, существенное влияние оказывает внутренняя среда проекта:
- стиль руководства проектом определяет психологический климат и атмосферу в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность;
- специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей;
- участники проекта реализуют свои различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют требования в соответствии с их целями и мотивацией и оказывают влияние на проект в соответствии с собственными интересами, компетенцией и степенью участия в проекте;
- команда проекта является «мозговым центром», мотором и исполнительным органом проекта, от которого во многом зависит прогресс и успех проекта;
- методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта. По существу это «нервная система проекта», от степени совершенства которой зависит во многом его успех;
- экономические условия проекта связаны со сметой и бюджетом проекта, ценами, налогами и тарифами, риском и страхованием, стимулами и льготами и другими экономическими факторами проекта и определяющими его основные экономические характеристики;
- социальные условия проекта характеризуются:
- обеспечением стандартных условий жизни для участников проекта,
- уровнем заработной платы,
- предоставляемыми коммунальными услугами,
- предоставляемыми социальными услугами (школы, детские сады, медобслуживание, отдых и т.д.),
- условиями труда и техники безопасности,
- страхованием и социальным обеспечением и др.;
- экологическое воздействие результатов проекта на окружающую среду,
- уровень компьютеризации и информатизации проекта,
- организация, и система документации проекта и др.
Длинный перечень факторов окружения проекта демонстрирует, как глубоко простираются связи проекта с его окружением. Однако степень влияния этих факторов для различных проектов различна. В табл. 1.1 приведены экспертные данные о степени влияния факторов окружения проекта для основных типов и видов проектов сопоставимых масштабов.
Участники реализации строительных проектов. Участниками реализации инвестиционных и других проектов являются:
подрядные строительно-монтажные (проектно-строительные) организации;
предприятия и организации - поставщики технологического и другого оборудования.
Эти субъекты являются участниками процесса проектирования и строительства в общем процессе осуществления инвестиционных проектов.
Инвестор - юридическое или физическое лицо, вкладывающее свои денежные средства и другой капитал в осуществление инвестиционного проекта по строительству и созданию нового или по реконструкции, расширению, модернизации существующего предприятия, производства, отдельного объекта (объектов).
Заказник (застройщик) - конкретная организация - будущий пользователь и владелец создаваемых вновь, реконструируемых, расширяемых, модернизируемых или капитально отремонтированных предприятий, производств, отдельных зданий и сооружений и их комплексов. Заказчик в соответствии с задачами и интересами инвестора, его решениями по масштабу инвестиционного проекта организует его осуществление, заключает контракты на проектирование и строительство с проектными и строительно-монтажными организациями, на поставку оборудования с предприятиями и организациями-поставщиками, обеспечивает организацию финансирования, проектирования и строительства, организует проведение пусконаладочных работ, набор и подготовку эксплуатационных кадров, а затем осуществляет эксплуатацию созданных, модернизированных, отремонтированных предприятий, производств, объектов.
Заказчик и инвестор могут являться одним лицом или выступать как самостоятельные юридические лица. Во втором случае между ними заключается договор, в соответствии с которым инвестор поручает соответствующей организации выступить в качестве заказчика при организации проектирования, строительства и подготовке объектов или создаваемых производств к эксплуатации. Инвестор может также учредить новую организацию для выполнения функции заказчика и будущего эксплуатационника создаваемых объектов, предприятий, производств.
Руководитель проекта (проект-менеджер) - юридическое или физическое лицо, которому по договору заказчик и инвестор делегируют полномочия по реализации инвестиционного проекта. Руководитель проекта создает команду проекта, которая под его руководством и с его непосредственным участием планирует, координирует и контролирует работу всех других участников инвестиционного проекта. Именно руководитель проекта в своей работе использует методологию управления проектами.
Проектные организации организуют выполнение изыскательских работ и разрабатывают проектную документацию, необходимую для реализации инвестиционного проекта. Как правило, заказчик заключает генеральный договор на проектирование с одной организацией, специализирующейся на проектировании предприятий и производств соответствующих отраслей производства или услуг.
Данная генеральная подрядная организация по проектированию (генпроектировщик), как правило, для разработки отдельных частей проекта привлекает другие проектные организации на правах субподряда (субпроектировщиков). Всю ответственность за разработку проектной документации перед заказчиком при этом несет генпроектировщик.
Для осуществления строительства и организации подготовки к сдаче предприятий, производств, отдельных зданий, сооружений/ их комплексов заказчик заключает договор генерального подряда с генеральной подрядной строительно-монтажной или проектно-строительной организацией (генподрядчиком). Указанные организации на правах субподряда для выполнения соответствующих работ вправе привлекать другие специализированные подрядные организации (субподрядников).
Предприятия и организации - поставщики технологического и другого оборудования выполняют все работы по комплектации оборудования и организации его отгрузки в адрес потребителя заказчика с действующими положениями по договорам поставок.
Успешность реализации инвестиционных проектов в целом и их проектных и строительно-технологических циклов во многом определяется не только качеством работы и исполнительностью непосредственных участников проектов, в значительной степени она зависит от окружения проекта.
Окружение строительных проектов. В теории и практике проект-менеджмента под окружением проекта понимается внешняя и внутренняя среда его осуществления. Внешнюю среду проекта принято подразделять на ближнее и дальнее окружение.
Ближнее внешнее окружение проекта - это непосредственная среда, в которой он осуществляется. Если, например, на существующем предприятии или в организации реализуется проект по реконструкции какого-либо производства, строительству или реконструкции отдельного объекта, причем хозяйственным способом, то ближайшим для него окружением, средой реализации будет существующая инфраструктура предприятия, организации, имеющаяся систему материального снабжения, общую систему административного руководства, систему финансового обеспечения и др. При строительстве объектов подрядным способом силами подрядных строительно-монтажных организаций к ближайшему окружению проекта помимо инфраструктуры заказчика относятся инфраструктура подрядчика, его система материально-технического обеспечения, общая система управления и хозяйствования.
К ближнему внешнему окружению относятся также факторы экономической освоенности территории, где осуществляется строительство, развитости транспортной сети, средств связи, а также природные факторы.
К. дальнему внешнему окружению проекта относится в наибольшей степени общая экономическая среда в государстве и на территории, где осуществляется строительство и реализуется инвестиционный проект. К конкретным факторам внешней среды здесь относятся действующее хозяйственное законодательство, действующая налоговая система, кредитная политика, состояние финансового рынка, рынка строительных услуг.
Ближнее и дальнее внешнее окружение проектов существенно влияют на ход и результативность их осуществления. Причем чем крупнее и масштабнее проект, больше продолжительность его осуществления, тем влияние дальнего окружения на него выше.
Внутреннюю среду проекта составляют конкретные условия его осуществления, которые создаются непосредственными его исполнителями, командой управления. В нее входят общая принятая система организации, стиль и методы управления проектом, информационное и нормативное обеспечение процесса управления и др.
Любой проект реализуется, взаимодействуя с окружающей проект средой – государством, обществом, предприятием, командой проекта, его заказчиками, подрядчиками и т.п.
Окружающая проект среда называется окружением проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов: внешнее и внутреннее, ближнее и дальнее.
Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта.
Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.
Основные составляющие внешнего и внутреннего окружения проекта показаны на рисунке 6.
Рисунок 6. Внешнее и внутреннее окружение проекта.
Внешнее окружение проекта, которое не зависит от конкретного предприятия, называется дальним окружением проекта.
Внешнее окружение проекта, возникающее в рамках данного предприятия, называется ближним окружением проекта.
Рассмотрим подробно составляющие окружения проекта и их влияние на проект.
Дальнее окружение проекта
Политические характеристики и факторы:
· Поддержка проекта правительством.
· Торговый баланс со странами- участниками.
· Участие в военных союзах.
· Структура национального хозяйства.
· Виды ответственности и имущественные права, в т. ч. на землю.
· Тарифы и налоги.
· Уровень инфляции и стабильность валюты.
· Развитость банковской системы.
· Источники инвестиций и капитальных вложений.
· Степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности.
· Развитость рыночной инфраструктуры.
· Состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы и др.
Общество - его характеристики и факторы:
· Условия и уровень жизни.
· Свобода перемещения, "въезд-выезд".
· Трудовое законодательство, запрещение забастовок.
· Здравоохранение и медицина, условия отдыха.
· Общественные организации, пресса, телевидение.
· Отношение местного населения к проекту.
· Законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.
Наука и техника:
· Уровень развития фундаментальных и прикладных наук.
· Уровень информационных технологий и компьютеризации.
· Уровень промышленных и производственных технологий.
· История, культурные традиции, религия.
· Культурные потребности: жизнеобеспечение, работа, отдых, спорт и др.
· Уровень требований к качеству результатов и условий труда.
Природные и экологические факторы:
· Естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.
· Расположение и связь с транспортными сетями.
· Стандарты по качеству: воздушного пространства, водных источников и почвенному покрову.
· Санитарные требования к окружающей среде.
· Законодательство по защите окружающей среды.
· Характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха, воды, почвы.
Характеристики и факторы инфраструктуры:
· Средства транспорта, связи и коммуникации.
· Сети ЭВМ и информационные системы.
· Логистика и материально-техническое снабжение.
· Обслуживающие системы и прочие.
Ближнее окружение проекта
· Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.
· Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.
· Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.
· Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.
· Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
· Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.
· Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства.
Внутреннее окружение проекта
· Стиль руководства определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта.
· Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта.
· Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте.
· Основной интерес участников проекта связан с получением прибыли от реализации проекта.
· Основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда.
· Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.
· Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики.
· Социальные условия проекта характеризуют: условия жизни; уровень заработной платы; коммунальные услуги; условия труда и техники безопасности; страхование; социальное обеспечение.
10. Участники проекта.
Участники проекта – физические и\или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.
По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:
- основная команда – группа специалистов и организаций, непосредственно работающих над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом;
- расширенная команда – более обширная, чем основная группа, объединяет специалистов и организации, оказывающих содействие членам основной группы, но не участвующих напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;
- заинтересованные стороны – люди и организации, оказывающие влияние на членов основной и расширенной команд и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.
Как правило, основными участниками проекта являются:
Заказчик - сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями проекта.
В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатора и/или спонсора (куратора) проекта.
Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.
Спонсор (куратор) проекта - сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (владельца проекта), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы). Спонсор (куратор) проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. Спонсор проекта несет ответственность перед генеральным директором/ президентом или перед управляющим советом.
Спонсор проекта назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.
Менеджер проекта (руководитель проекта)- лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.
Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом, командой проекта, в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рискам и др.). В зависимости от размера проекта, менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта, или команды поддержки (офиса проекта).
Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:
Инвестор- сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.
Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.
Субконтрактор – вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.
Поставщики- субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.
Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.
12. Процесс проектного целеполагания.
Целеполагание тесно связано с категориями эффективности, результативности
бизнеса, зрелостью процесса управления организацией. Цель пределяет то, во имя чего
создана организация, а также является отправной точкой для разработки стратегии и
бизнес-модели организации, как системы взаимосвязанных элементов, включающих в
себя такие основные составляющие, как:
·участников бизнеса (включая партнеров и клиентов),
·показатели результативности бизнеса –индикаторы достижения цели,
·ключевые способности организации,виды деятельности и структуру бизнес-процессов по ним (основные, вспомогательные, обеспечивающие и бизнес-процессы развития –проект (программы),
·ресурсы (в т.ч. штатную структуру)
·полномочия и ответственность,
·стратегию взаимоотношений с участниками бизнеса и др.
Целеполагание организации на стратегическом уровне ориентирует усилия менеджмента на поиск оптимальных вариантов группировки доступных ресурсов в окружающем бизнес-пространстве и времени, с учетом выявленных ограничений. Этот процесс является важнейшим фундаментом формирования корпоративной компетентности, основанной на компетентности человеческих ресурсов, бизнес-процессов и видов деятельности, включенных в бизнес модель организации. В системе управления деятельностью предприятия, управление проектами является равноправной подсистемой, в ряде иных видов деятельности, включенной в отдельную классификацию бизнес-процессов – бизнес-процессы развития имеющих аналогично бизнесу: цели, продукты,
показатели, и т.п., определение которых является процессом итерационного планирования
системы, с первоначальным направлением сверху вниз. Данный процесс, при условии
наличия компетентности участников, является гарантом целостности системы и обеспечения достижения стратегических целей бизнеса.
Качественное целеполагание системно снижает распыление ресурсов, консолидирует усилия всех сотрудников предприятия на пути к достижению стратегий бизнеса, через вертикально согласованные цели, с учетом, установленных для них плановых значений показателей (индикаторов достижения). Согласованность личных целей сотрудников, целей бизнес процессов, целей организации является важным условием эффективности бизнеса, а управленческие знания и навыки целеполагания являются одной из важнейших
составляющих компетентности менеджера проектов.
Функция целеполагания оторвана от процесса управления проектом, как правило, она
вообще не рассматривается в «системном» перечне функций УП. Описания компетенций
специалистов в УП не уделяют должного внимания требованиям к знаниям и навыкам менеджеров проектов в этом аспекте, а также имеют расплывчатые описания, с использованием дублирующих слов по одинаковым сущностям.
13. Понятие структуры проекта.
Структура проекта– это организация связей и отношений между ее элементами.
Основные задачи структуризации:
Блок – работа, совокупность работ, подпроект (относительно независимая часть проекта);
- распределение ответственности за различные элементы и увязка работ со структурой организации;
- точная оценка затрат;
- создание единой базы для планирования и контроля за затратами;
- увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов;
- переход от общих целей к конкретным заданиям;
- определение комплексов работ.
14. Типы структурных моделей проекта.
1. Модель, удовлетворяющая условиям иерархичности, ранжированию и ресурсам, называется деревом целей
2. Структурная схема организации проекта называется организационное дерево
3. На основе структурной модели проекта и "организационного дерева" строится матрица распределения ответственности
4. На основе структурной модели проекта, дерева целей, организационного дерева и матрицы распределения ответственности строится сетевая модель проекта
5. На основании структуры проекта и данных о стоимости элементов проекта строится дерево стоимости
6. Структурная схема материально-технического обеспечения проекта называется деревом ресурсов проекта
7. Совокупность вероятностей наступления негативных событий при реализации проекта описывается деревом рисков
Структура проекта призвана определить продукцию, которую необходимо разработать или произвести, связать элементы работы, которую надо выполнить, как между собой, так и с конечной целью проекта.
Формирование структуры начинается с разделения целей проекта путем декомпозиции на значительно меньшие блоки работ для достижения наиболее детализированных позиций, должны подлежать контролю. Построение дерева целей позволяет разбить общий объем работ по проекту на независимые блоки, поддаются управлению. Таким образом, устанавливается логическая связь между ресурсами и объемами работ, которые необходимо выполнить.
Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей совокупности стандартных шагов.
Определение проекта, подразумевает четкую формулировку характера, целей и содержания проекта, а также определение всех конечных продуктов проекта с их характеристиками. Процедура определения предполагает построение иерархии целей.
Уровень детализации. На этом этапе рассматриваются различные уровни детализации плана, определяется оптимальное количество уровней элементов структуры.
Структура процесса предполагает разработку схемы жизненного цикла проекта.
Организационная структура представляет собой организационную схему проекта по видам выполняемых функций, охватывает все группы участников или отдельных участников, занятых в проекте, включая лиц из внешнего окружения, заинтересованных в реализации проекта.
Структура продукта - это схема разбивки конечного продукта проекта на подсистемы или компоненты, включая материальное, программное, информационное обеспечение и, если необходимо, - территориальное деление.
Система бухгалтерских счетов организации предполагает разработку системы кодов, применяемых при структурировании проекта. Данная система должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов и на системе внутреннего учета.
Структура разбиения проекта, сочетает результаты шагов с 3-го по 6-й в единую структуру проекта и обеспечивает основу для планирования, составления расписания, оценки, формирования бюджета, санкционирование работ и суммирования расходов, а также:
■ отражает установленные цели, помещая все основные виды деятельности, выполнение которых необходимо для достижения целей проекта;
■ фиксирует схему закрепления ответственности каждого отдельного внутреннего подразделения организации, ее партнеров или внешних поставщиков по обеспечению результатов конкретного пакета работ;
■ служит для контроля за расходами, соблюдением расписания обеспечивая основу для сбора информации о расходах в рамках системы бухгалтерской отчетности проекта;
■ вместе с матрицей ответственности структура разбивки проекта может использоваться для распространения информации о статусе проекта;
■ используется для идентификации проблем коммуникаций и позволяет проектной команде получить необходимые объемы финансирования расходов на распространение информации, поскольку команда во время работы над проектом должна планировать осуществление коммуникаций с различными структурами и организациями;
■ демонстрирует, каким образом будет осуществляться контроль за проектом, устанавливая общую структуру проекта и определяя, будет ли проект контролироваться с точки зрения конечного продукта или функциональных особенностей (проектирование, тестирование и др.).
Генеральный сводный план проекта, который в дальнейшем может подвергаться перманентной детализации в процессе поиска критического пути - оптимального пути к успеху проекта.
Матрица распределения ответственности. В результате анализа отношений между элементами структуры проекта и организационной структурой строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы организационной структуры организации - столбцами. Уровни ответственности в матрице обозначаются с помощью условных обозначений или кодов.
В целом для структурирования проектов используется целый ряд специальных моделей:
■ структура потребляемых ресурсов;
Все методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум технологическим ходам: «сверху вниз», то есть определение общих задач с последующей детализацией, и «снизу вверх» - определение отдельных задач с последующим их обобщением.
Участники и окружение проекта
Участники проекта - это люди или организации, которые привлечены к выполнению проекта, а также те, кто
зависит или заинтересован в результатах проекта, его успешном выполнении.
Среди участников проекта особенно выделяют команду управления проектом - менеджера проекта и функциональных менеджеров как членов команды проекта, непосредственно занятых его управлением. В небольших проектах команда управления проектом может включать практически всех членов команды проекта.
В зависимости от типа проекта количество участников может колебаться от одного до нескольких десятков или даже сотен.
Команда проекта должна четко определить состав участников, их потребности и ожидания для того, чтобы впоследствии управлять проектом, воздействуя на эти ожидания для достижения успеха проекта. Достаточно часто определения всех участников проекта является непростой задачей.
Ключевые участники любого проекта представлены в табл.1.
| № п/п | участник проекта | Определение и функции |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Менеджер проекта | Лицо, ответственное за управление проектом. |
| 2. | Инвестор | Субъект инвестиционной деятельности, осуществляющий вложение собственных, заемных или привлеченных средств в форме инвестиций и обеспечивает их целевое использование. |
| 3. | Заказчик | Инвесторы или любые другие физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию проекта, не вмешиваясь при этом в предпринимательскую или любую другую деятельность участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними. |
| 4. | Потребитель | Лицо или организация, которая использует продукт проекта. |
| 5. | Исполняющая организация / исполнитель | Организация, чьи сотрудники непосредственно привлечены к выполнению проекта. |
| 6. | Проектировщик | Лицо или организация, осуществляющая разработку всех проектных решений. |
| 7. | Поставщик | Лицо или организация, занимающаяся материально техническим обеспечением проекта. |
| 8. | Подрядчик | Организация, проводящая строительно-монтажные работы, осуществляет наладку и пуск оборудования, производственные испытания перед сдачей готовых объектов в эксплуатацию. |
Управление проектами требует привлечения индивидуумов и групп, которые имеют закрепленную договорными соглашениями или законом заинтересованность в управлении проектом или в его результатах. До сих индивидуумов и групп, связанных с различным организационным окружением, относятся:
■ высшее руководство организации, в которой внедряется проект;
■ руководители функциональных служб организации;
■ менеджеры, которые занимаются реализацией конкретного пакета работ проекта;
■ члены проектной команды;
■ покупатели, группы потребителей;
■ поставщики, подрядчики и субподрядчики;
■ государственные учреждения местного и государственного уровней, органы судебной, законодательной и исполнительной власти;
■ политические партии и общественные организации;
В целом окружения проекта, составной частью которого является и организационное окружение, может быть представлено следующим образом (рис.2).
Рис. 2 – Окружение проекта.
Основные заинтересованные лица относятся к проектной команды и формируют организационную инфраструктуру ее поддержки. Они имеют не только договорные или правовые обязательства по отношению к проектной команды, наделенные необходимыми полномочиями, они также несут ответственность за управление ресурсами в соответствии с графиком работ, обусловленным уровнем затрат и целями. Основные заинтересованные лица имеют такие функции и полномочия:
■ руководство членами проектной команды;
■ размещения ресурсов, которые должны использоваться при проектировании, разработке и создании результатов проекта;
■ налаживание и поддержание связей со всеми заинтересованными лицами;
■ формирование условий принятия решений по разработке и реализации стратегий по согласованию с ресурсами проекта;
■ использование личного примера с целью создания культурной среды проекта для того, чтобы выявить и реализовать лучшие профессиональные и человеческие качества команды менеджмента и персонала проекта;
■ осуществление постоянного контроля за внедрением проекта по его соответствия плану-графику, уровню расходов и техническим характеристикам и, где это необходимо, проведения перераспределения ресурсов в соответствии с результатами проведенных наблюдений;
■ периодическая оценка результативности и эффективности деятельности проектной команды с учетом его обязанностей и полномочий.
■ управления второстепенными заинтересованными лицами.
Второстепенные заинтересованные лица способны в значительной степени влиять на проект и его результаты как в положительном, так и в негативном отношении.
Фактически руководитель проекта может использовать только личные связи, собственные знания, силу убеждения - любые, но главное действенные средства воздействия с целью установления тесного и эффективного сотрудничества с второстепенными заинтересованными лицами. К важнейшим особенностям деятельности последних относятся:
■ отсутствие ограничений на то, с кем и как они могут вести переговоры с целью влияния на проект;
■ наличие в них реального интереса, поскольку проект и его результаты могут касаться сферы их собственной деятельности;
■ их нахождения в кругу заинтересованных лиц зависит от того, позволит им такое участие получить определенные преимущества в достижении собственных целей, совпадающих с целями проекта;
■ возможность объединяться с другими заинтересованными лицами на временной или условной основе для обеспечения собственных интересов, которые заключаются в содействии или противодействия проекта;
■ проявление их влияния на проект имеет различные формы (политическое давление, юридические и правовые меры, кампании в СМИ, общественное влияние, использование экспертного мнения и др.)
■ способность самостоятельно решать, принимать им ответственность за свои стратегии и действия.
Одной из составляющих задачи идентификации заинтересованных лиц проекта является сбор информации о последних. Анализ слабых и сильных сторон заинтересованных лиц имеет важное значение в деле разработки стратегии проекта. Основываясь на понимании стратегий и задач внешнего окружения проекта, проектная команда может успешно прогнозировать его возможной поведение и обеспечить разработку конкретных контрстратегий отношении тех лиц, которые имеют собственные интересы, которые могут помешать интересам проекта.
В конечном итоге за большого количества участников и разнообразие их целей и интересов удовольствие надежд участников проекта может быть сложным. Как правило, разногласия между участниками должны решаться в пользу потребителей продукта проекта. Но это не значит, что надежды других участников должны игнорироваться. Поиск компромисса между различными ожиданиями является концептуальной основой управления проектами, поскольку направлена на решение конфликтных ситуаций.
3. Жизненный цикл проекта
Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку определение именно текущей стадии реализации проекта формирует задачи и виды деятельности руководителя проекта, методики и инструментальные средства, которые должны быть использованы.
Жизненным циклом проекта или проектным циклом является отрезок времени между началом проекта и его завершением.
Началом проекта можно считать момент зарождения идеи или момент начала ее реализации.
Например, в инвестиционном проектировании началом проекта принято считать момент, с которого на проект начинают расходоваться средства.
Конец проекта может быть определен по-разному, а именно:
■ введение проектируемого объекта в эксплуатацию;
■ достижения проектом намеченных результатов;
■ прекращения финансирования потребностей проекта;
При конструировании и документальном описания модели жизненного цикла проекта используют три основных параметра:
1) количество основных фаз и подфаз с их определениями;
2) определение последовательности базовых фаз и подфаз, возможности их сочетания, перекрытия, повторение и соотношение с процессом выполнения проекта;
3) количество и расположение пунктов принятия решений (одобрения, продолжить / прекратить, продолжать / приостанавливать).
Следует различать жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта проекта.
Каждая фаза жизненного цикла проекта характеризуется достижением одного или нескольких результатов.
Результат - это продукт работы, который можно измерить; детальный проект или рабочий прототип. Результаты, а значит и фазы проекта, являются элементами последовательной логики, разработанной для правильного определения продукта проекта.
Каждая фаза, как правило, разбивается на отдельные работы, чтобы обеспечить лучшую управляемость. Большинство таких работ относятся к основному продукту фазы и название фазы соответствует названию своего основного продукта. Так, название фазы проектирования полигона твердых бытовых отходов является производной от названия основного продукта - полигона твердых бытовых отходов.
Большинство фаз жизненного цикла проекта имеют следующие схожие характеристики:
■ стоимость и количество участников на старте небольшие, но растут в конце и резко уменьшаются перед завершением проекта;
■ вероятность успешного завершения проекта на старте маленькая, но растет по мере реализации проекта
■ способность заказчика повлиять на результаты и стоимость проекта самая высокая на старте и уменьшается в процессе выполнения проекта, поскольку в конце стоимость внесении изменений и исправления ошибок значительно возрастает.
Универсального подхода к разделению проекта на фазы не существует. Руководители проектов разбивают жизненный цикл проекта на этапы по-разному. Наиболее традиционным является выделение в проекте четырех общих фаз жизненного цикла проекта: инициация, планирование, внедрение и контроль, завершение.
Фаза инициации: Проекты инициируются в результате возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях ресурсного дефицита невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Поэтому приходиться делать выбор. Одни проекты выбирают, другие - отрицают. Решение принимают, исходя из наличия ресурсов, в первую очередь, из финансовых возможностей, сравнительной эффективности проектов, важности выполнения одних потребностей и игнорирования других.
Решение по отбору проекта для реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций.
Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяют методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический анализ рисков и другие виды анализа проекта.
В целом фаза инициации отмечена созданием идеи проекта, проведением оценки возможностей, осуществлением предварительного технико-экономического обоснования (ПТЭО).
Фаза планирования. Планирование в том или ином виде осуществляется в течение всего срока реализации проекта.
В самом начале жизненного цикла проекта разрабатывают неофициальный предварительный план - информация о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана.
Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяют ключевые моменты - так называемые вехи проекта, формулируют задачи и их взаимную зависимость. Именно на этом этапе используют системы для управления проектами, предоставляющие руководителю набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы нагрузки ресурсов.
Фаза внедрения и контроля. После утверждения формального плана на менеджера проекта возлагается задача по его реализации.
В процессе реализации проекта руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работы и сравнении их с плановыми показателями.
Поскольку отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач за счет выделения на них большего объема ресурсов.
Фаза завершения. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончания проекта бывает внезапным и преждевременным, как в случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.
Несмотря на вариант завершения проекта, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий. Конкретный характер этих обязательств зависит от характера самого проекта. Если в проекте было использовано оборудование, надо провести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют результаты условиям подряда или контракта. Возможно, возникнет необходимость в составлении окончательных отчетов или организации промежуточных отчетов в виде архива.
С позиций финансового учреждения в жизненном цикле проекта выделяется гораздо больше этапов. Всемирный банк более основательно подходит к детализации жизненного цикла проекта и различает следующие этапы:
Проект имеет ряд свойств, о которых необходимо помнить для того, чтобы методически правильно организовать работу по его реализации:
· Сферу деятельности, в которой появляется и развивается проект, можно условно разделить на собственно «проект» и «окружение проекта» (внешнюю среду).
· Проект не является жестким и стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации могут переходить в состав проекта из внешней среды и обратно.
· Ряд элементов проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его. Например, специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем ( в частности, над выполнением какого – то другого проекта).
· Рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта, обычно все равно, находится он или объект, с которым он работает внутри или вне этого проекта. Для него важно то, какую конкретную работу он выполняет и какое вознаграждение за нее получит. Совсем другое дело – ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующих в проекте. Для них вопрос о том, где они находятся – вне или внутри проекта, – один из значимых факторов для их успешной работы по реализации проекта.
Окружение проекта представляет из себя сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта.
Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде.
В окружении проекта можно выделить два круга: среда предприятия, в рамках которого осуществляется проект, и внешняя среда или окружение самого предприятия.
1.4.1. Проект в среде предприятия
Проект можно рассматривать как кратковременную мини – организацию внутри предприятия. На проект оказывают влияние все подразделения предприятия, с которыми связан процесс его появления и реализации. Как правило, это подразделения из следующих сфер деятельности:
Руководство предприятия – исходя из стратегии организации определяет цели и основные требования к проекту.
Сфера финансов – определяет бюджетные рамки проекта, а также способы и источники финансирования.
Сфера сбыта – формирует требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действиями конкурентов.
Сфера изготовления – связана с рынком средств производства, необходимых для проекта.
Сфера материального обеспечения – связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования к проекту, вытекающие из возможностей обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
Сфера инфраструктуры – связана с рынком услуг и различных видов сервиса (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационное и инженерное обеспечение и т. д.).
Сфера очистки и утилизации промышленных отходов – связана с требованиями по охране окружающей среды и разумным использованием отходов производства.
Рис. 2 Окружение проекта в составе предприятия
1.4.2. Внешнее окружение проекта
Внешнее окружение проекта оказывает влияние на проект как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние на него факторов внешнего окружения. К наиболее существенным факторам внешнего окружения проекта относятся:
· политические условия ( политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.);
· экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, стабильность валюты, развитость банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);
· социальные условия ( уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);
· правовые условия ( законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);
· культурные условия;
· природные и географические условия;
· используемая в проекте технология;
· потребители продукции проекта;
· факторы инфраструктуры.
Из всех перечисленных факторов окружения проекта менеджеру проекта следует выделить и проанализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на реализацию проекта. Пропуск каких-то значимых факторов окружения при подготовке и планировании проекта в конечном итоге может привести к его кризису и «разрушению».
1.4.3. Участники проекта
Помимо проектного коллектива к числу участников проекта относятся различные люди и организации из внешней среды, которые взаимодействуют с проектом на различных стадиях его осуществления. Необходимость изучения этих внешних участников проекта возникает в связи с тем, что наряду со спонсорами, владельцами и потребителями эти люди направляют всю работу менеджера проекта и его команды.
Для эффективной работы с внешними участниками проекта требуется:
1. Выявить всех участников, которые могут реально воздействовать на проект;
2. Провести классификацию участников по степени их воздействия на проект;
3. Установить приоритеты в требуемых связях с внешними участниками.
1.4.3.1. Выявление участников проекта:
· Инициатор проекта – в качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта. Он выдвигает главную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по осуществлению проекта. Но деловая инициатива по осуществлению проекта в конечном счете принадлежит заказчику или владельцу проекта.
· Заказчик - будущий владелец проекта и потребитель его результатов. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Он же заключает контракты с основными исполнителями проекта и управляет процессами взаимодействия между всеми участниками проекта.
· Инвесторы – банки, инвестиционные фонды, другие организации или физические лица, которые вкладывают средства в проект с целью получения на вложенные инвестиции максимально возможной прибыли. Инвесторы заключают соответствующие контракты с заказчиком, а затем контролируют их выполнение и осуществляют необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.
· Потребители конечной продукции проекта – это может быть как сам заказчик, так и различные организации и физические лица, являющиеся покупателями конечной продукции проекта. Они определяют требования к производимой продукции и оказываемым услугам. От их поведения зависит возмещение затрат и прибыль от проекта.
· Поставщики – организации, осуществляющие поставки для проекта материалов, оборудования, транспортных средств и т. д. на контрактной основе.
· Конкуренты основных участников проекта.
· Органы власти – представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.
· Лицензоры – организации, выдающие лицензии на право выполнения определенных видов работ и услуг, ведение торгов, на право владения земельным участком и т. д.
· Консалтинговые, инжиниринговые, юридические организации, вовлеченные в процесс осуществления проекта.
· Общественные группы и организации, население, чьи значимые интересы затрагивает реализация проекта.
Этот перечень участников не является исчерпывающим и может дополнятся другими позициями, которые важны для той или иной области проектной практики с учетом ее специфики.
1.4.3.2. Классификация участников по степени их воздействия на проект
После выявления основных участников проекта каждый из них может быть отнесен к одной из следующих категорий в соответствии с их возможностью влиять на проект:
· допускающие возможность влияния на них;
· требующие высокой признательности.
Внутри каждой категории участники также могут быть проранжированы по степени их возможного влияния на проект.
1.4.3.3. Установление приоритетов в требуемых связях с внешними участниками проекта
На основе проведенной классификации члены проектной группы могут выделить приоритеты в поддержании необходимых связей с внешними участниками проекта для обеспечения наилучших условий для его реализации и завершения.
Если проект имеет достаточно большой масштаб или связи с внешними участниками очень интенсивны, то для выполнения данной функции может быть выделена отдельная группа по внешним общественным отношениям.
Читайте также: