Таблицы в файле без данных можно связать с помощью кнопки схема данных

Обновлено: 29.11.2022

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships) (рис. 2.27).

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэтому сюда будет включена, например, наша новая таблица "Список рассылки оповещений", которая была связана с таблицей "Клиенты" (Customers) при помощи Мастера подстановок (см. разд. "Использование Мастера подстановок" выше в данной главе).

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу (Hide table). Например, на рис. 2.27 таблица "Список рассылки оповещений" скрыта.

Удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу ("Список рассылки оповещений") или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

  1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу (Show table).
  2. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show table) раскрыть вкладку Таблицы (Tables), выбрать из списка таблицу "Список рассылки оповещений", и нажать кнопку Добавить (Add) (рис. 2.28).

Рис. 2.28. Диалоговое окно Добавление таблицы

Если нужно добавить к схеме несколько таблиц, придется повторить эту операцию для каждой таблицы.

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое (Long Integer). В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) (рис. 2.29).

Альтернативный вариант — выбрать команду Связи, Изменить связь (Relationships, Edit Relationships) из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных (Relationships).

    В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева из списка Таблица/запрос (Table/ Query) выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.

  1. Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;
  2. Объединение ВСЕХ записей из и только тех записей из , в которых связанные поля совпадают;
  3. Объединение ВСЕХ записей из и только тех записей из , в которых связанные поля совпадают.

По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.

Связанные таблицы в Microsoft Excel

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

Таблица заработной платы в Microsoft Excel

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Таблица со ставками сотрудников в Microsoft Excel

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

    На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.

Переход на второй лист в Microsoft Excel

Связывание с ячейкой второй таблицы в Microsoft Excel

Две ячейки двух таблиц связаны в Microsoft Excel

Маркер заполнения в Microsoft Excel

Все данные столбца второй таблицы перенесены в первую в Microsoft Excel

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКСПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

    Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».

Вставить функцию в Microsoft Excel

Переход в окно аргуметов функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Выбор формы функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

«Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

«Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

«Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

Аргумент Массив в окне аргументов функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Окно аргументов функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Переход в окно аргуметов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

«Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

«Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

«Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

Аргумент Искомое значение в окне аргументов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Аргумент Просматриваемый массив в окне аргументов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Окно аргуметов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Преобразование ссылки в абсолютную в Microsoft Excel


Маркер заполнения в программе Microsoft Excel

Значения связаны благодаря комбинации функций ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

    Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».

Переход в Мастер функций в Microsoft Excel

Переход в окно аргуметов функции СУММ в Microsoft Excel

Окно аргметов функции СУММ в Microsoft Excel

Суммирование данных с помощью функции СУММ в Microsoft Excel

Общая сумма ставок работников в Microsoft Excel

Общая зарплата по предприятию в Microsoft Excel

Изменение ставки работника в Microsoft Excel

Сумма заработной платы по предприятию пересчитана в Microsoft Excel

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

    Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.

Копирование в Microsoft Excel

Вставка связи через контекстное меню в Microsoft Excel

Переход в специальную вставку в Microsoft Excel

Окно специальной вставки в Microsoft Excel

Значения вставлены с помощью специальной вставки в Microsoft Excel

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

    Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».

Копирование данных из книги в Microsoft Excel

Вставка связи из другой книги в Microsoft Excel

Связь из другой книги вставлена в Microsoft Excel

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Разрыв связи между таблицами

Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.

Способ 1: разрыв связи между книгами

Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.

    В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.

Переход к изменениям связей в Microsoft Excel

Окно изменения связей в Microsoft Excel

Информационное предупреждение о разрыве связи в Microsoft Excel

Ссылки заменены на статические значения в Microsoft Excel

Способ 2: вставка значений

Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.

    Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.

Копирование в программе Microsoft Excel

Вставка как значения в Microsoft Excel

Значения вставлены в Microsoft Excel

Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.

Закрыть

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Закрыть

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать данные логики операций со временем, чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.

Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.

Браузер не поддерживает видео.

При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.

Убедитесь, что книга содержит хотя бы две таблицы и в каждой из них есть столбец, который можно сопоставить со столбцом из другой таблицы.

Вы можете отформатировать данные как таблицу или импортировать внешние данные в виде таблицы на новом.

Присвойте каждой из таблиц понятное имя: На вкладке Работа с таблицами щелкните Конструктор > Имя таблицы и введите имя.

Убедитесь, что столбец в одной из таблиц имеет уникальные значения без дубликатов. Excel может создавать связи только в том случае, если один столбец содержит уникальные значения.

Например, чтобы связать продажи клиента с логикой операций со временем, обе таблицы должны включать дату в одинаковом формате (например, 01.01.2012) и по крайней мере в одной таблице (логика операций со временем) должны быть перечислены все даты только один раз в столбце.

Щелкните Данные> Отношения.

Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.

В окне Управление связями нажмите кнопку Создать.

В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи "один ко многим" эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.

Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу Связанный столбец (первичный ключ). Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.

В поле Связанная таблица выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица.

В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец.

Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel

Примечания о связях

Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.

Создание связей аналогично использованию VLOOKUP: вам нужны столбцы, содержащие совпадающие данные, чтобы Excel могли ссылаться на строки в одной таблице с строками из другой таблицы. В примере со временем в таблице Customer должны быть значения дат, которые также существуют в таблице аналитики времени.

В модели данных связи таблиц могут быть типа "один к одному" (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или "один ко многим" (в каждом рейсе много пассажиров), но не "многие ко многим". Связи "многие ко многим" приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как "Обнаружена циклическая зависимость". Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью "многие ко многим" или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением "один ко многим", но между первой и последней образуется отношение "многие ко многим"). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.

Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.

Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании

Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.

Нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace. В мастере импорта таблиц откроется домашняя страница Microsoft Azure Marketplace.

В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).

В разделе Category (Категория) нажмите Science & Statistics (Наука и статистика).

Найдите DateStream и нажмите кнопку Subscribe (Подписаться).

Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).

Чтобы импортировать данные, выберите BasicCalendarUS и нажмите Готово. При быстром подключении к Интернету импорт займет около минуты. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 73 414 строк. Нажмите Закрыть.

Чтобы импортировать второй набор данных, нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace.

В разделе Type (Тип) нажмите Data Данные).

В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).

Найдите US Air Carrier Flight Delays и нажмите Select (Выбрать).

Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).

Нажмите Готово для импорта данных. При быстром подключении к Интернету импорт займет около 15 минут. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 2 427 284 строк. Нажмите Закрыть. Теперь у вас есть две таблицы в модели данных. Чтобы связать их, нужны совместимые столбцы в каждой таблице.

Убедитесь, что значения в столбце DateKey в таблице BasicCalendarUS указаны в формате 01.01.2012 00:00:00. В таблице On_Time_Performance также есть столбец даты и времени FlightDate, значения которого указаны в том же формате: 01.01.2012 00:00:00. Два столбца содержат совпадающие данные одинакового типа и по крайней мере один из столбцов (DateKey) содержит только уникальные значения. В следующих действиях вы будете использовать эти столбцы, чтобы связать таблицы.

В окне Power Pivot нажмите Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу на новом или существующем листе.

В списке полей разверните таблицу On_Time_Performance и нажмите ArrDelayMinutes, чтобы добавить их в область значений. В сводной таблице вы увидите общее время задержанных рейсов в минутах.

Разверните таблицу BasicCalendarUS и нажмите MonthInCalendar, чтобы добавить его в область строк.

Обратите внимание, что теперь в сводной таблице перечислены месяцы, но количество минут одинаковое для каждого месяца. Нужны одинаковые значения, указывающие на связь.

В списке полей, в разделе "Могут потребоваться связи между таблицами" нажмите Создать.

В поле "Связанная таблица" выберите On_Time_Performance, а в поле "Связанный столбец (первичный ключ)" — FlightDate.

В поле "Таблица" выберитеBasicCalendarUS, а в поле "Столбец (чужой)" — DateKey. Нажмите ОК для создания связи.

Обратите внимание, что время задержки в настоящее время отличается для каждого месяца.

В таблице BasicCalendarUS перетащите YearKey в область строк над пунктом MonthInCalendar.

Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.

Советы: По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.

Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.

В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу.

В поле "Сортировать" выберите MonthInCalendar.

В поле "По" выберите MonthOfYear.

Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию "месяц и год" (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.

"Могут потребоваться связи между таблицами"

По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.

Кнопка

Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.

Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи

Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot. Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.

Представление диаграммы, в котором показаны несвязанные таблицы

Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой

После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.

Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.

Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.

Значения данных в столбце подстановки должны быть уникальными. Другими словами, столбец не может содержать дубликаты. В модели данных нули и пустые строки эквивалентны пустому полю, которое является самостоятельным значением данных. Это означает, что не может быть несколько нулей в столбце подстановок.

Типы данных столбца подстановок и исходного столбца должны быть совместимы. Подробнее о типах данных см. в статье Типы данных в моделях данных.

Подробнее о связях таблиц см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

Внимание! Материал, изложенный в этой статье, требует знания пользовательского интерфейса на компьютерах с одним пользователем. Эта статья относится только к базе данных Microsoft Access (.mdb или .accdb).

Аннотация

В этой статье описывается, как определить отношения в базе данных Microsoft Access. Статья включает в себя следующие темы:

  • Что такое связи между таблицами?
  • Виды связей между таблицами
    • Связи "один ко многим"
    • Связи "многие ко многим"
    • Связи "один к одному"
    • Как определить связи "один ко многим" или "один к одному"
    • Как определить связь "многие ко многим"

    Что такое связи между таблицами?

    В реляционной базе данных отношения позволяют предотвратить избыточные данные. Например, при разработке базы данных, которая будет отслеживать информацию о книгах, может быть таблица "Названия", в которой хранится информация о каждой книге, например название книги, дата публикации и издатель. Существует также информация, которую вы можете хранить об издателе, например, номер телефона издателя, адрес и почтовый индекс. Если вы храните всю эту информацию в таблице "Названия", номер телефона издателя будет дублироваться для каждого названия, которое печатает издатель.

    Лучшим решением является хранение информации издателя только один раз, в отдельной таблице, которую мы будем называть "Издатели". Затем вы поместите указатель в таблице "Названия", которая ссылается на запись в таблице "Издатели".

    Чтобы убедиться, что данные остаются синхронизированными, можно обеспечить целостность данных между таблицами. Отношения целостности данных помогают убедиться, что информация в одной таблице соответствует информации в другой. Например, каждое название в таблице "Названия" должно быть связано с конкретным издателем в таблице "Издатели". Название не может быть добавлено в базу данных для издателя, которого не существует в базе данных.

    Логические связи в базе данных позволяют эффективно запрашивать данные и создавать отчеты.

    Виды связей между таблицами

    Связь работает путем сопоставления данных в ключевых столбцах, обычно столбцах (или полях), которые имеют одно и то же имя в обеих таблицах. В большинстве случаев связь соединяет основной ключ или уникальный столбец идентификатора для каждой строки, от одной таблицы к полю в другой таблице. Колонка в другой таблице называется "внешний ключ". Например, если вы хотите отслеживать продажи каждого названия книги, создайте связь между основным ключевым столбцом (назовем его title_ID) в таблице «Названия» и столбцом в таблице «Продажи», который называется title_ID. Столбец title_ID в таблице "Продажи" является внешним ключом.

    Существует три вида связей между таблицами. Тип создаваемых связей зависит от того, как определяются связанные столбцы.

    Связи "один ко многим"

    Связь "один ко многим" являются наиболее распространенным типом связи. В такого рода связях строка в таблице А может иметь много строк в таблице B. Но строка в таблице B может иметь только одну строку в таблице А. Например, таблицы "Издатели" и "Названия" имеют связь "один ко многим". То есть, каждый издатель выпускает много названий. Но каждое название принадлежит только одному издателю.

    Связь "один ко многим" создается, если только один из связанных столбцов является основным ключом или имеет уникальное ограничение.

    В окне связей в Access, сторона первичного ключа связи "один ко многим" обозначается номером 1. Сторона внешнего ключа связи обозначается символом бесконечности.

    Снимок экрана с примером отношений «один ко многим» в окне отношений в Access.

    Связи "многие ко многим"

    В связи "многие ко многим" строка в таблице А может иметь много совпадающих строк в таблице B, и наоборот. Вы создаете такую связь, определяя третью таблицу, которая называется промежуточной таблицей. Первичный ключ промежуточной таблицы состоит из внешних ключей как таблицы А, так и таблицы B. Например, таблица "Авторы" и таблица "Названия" имеют связь "многие ко многим", которая определяется связью "один ко многим" из каждой из этих таблиц к таблице "TitleAuthors". Первичным ключом таблицы "TitleAuthors" является комбинация столбца au_ID (первичный ключ таблицы "Authors") и столбца title_ID (первичный ключ таблицы "Titles").

    Снимок экрана с примером отношений «многие ко многим» в окне отношений в Access.

    Связи "один к одному"

    В связи "один к одному" строка в таблице А может иметь не более одной совпадающей строки в таблице B, и наоборот. Связь "один к одному" создается, если оба связанных столбца являются первичными ключами или имеют уникальные ограничения.

    Этот тип отношений не распространен, потому что большая часть информации, которая связана таким образом, будет в одной таблице. Вы можете использовать связь "один к одному", чтобы предпринять следующие действия:

    • Разделите таблицу на множество столбцов.
    • Из соображений безопасности изолируйте часть таблицы.
    • Храните данные, которые недолговечны и могут быть легко удалены при удалении таблицы.
    • Храните информацию, которая относится только к подмножеству основной таблицы.

    В Access сторона первичного ключа связи "один к одному" обозначается символом ключа. Сторона внешнего ключа также обозначается символом ключа.

    Как определить связи между таблицами

    При создании связи между таблицами связанные поля не должны иметь одни и те же имена. Однако связанные поля должны иметь один и тот же тип данных, если только поле первичного ключа не является полем AutoNumber. Вы можете сопоставить поле AutoNumber с полем Number, только если свойство FieldSize обоих совпадающих полей совпадает. Например, можно сопоставить поле AutoNumber и поле Number, если свойство theFieldSizeproperty обоих полей имеет значение Long Integer. Даже если оба совпадающих поля являются числовыми полями, они должны иметь параметр sameFieldSizeproperty.

    Как определить связи "один ко многим" или "один к одному"

    Чтобы создать связь "один ко многим" или "один к одному", выполните следующие действия.

    Закройте все таблицы. Нельзя создавать или изменять связи между открытыми таблицами.

    В Access 2002 и Access 2003 выполните следующие действия.

    1. Нажмите F11, чтобы переключиться в окно базы данных.
    2. В меню Инструменты выберите Связи.

    В Access 2007, Access 2010 или Access 2013 нажмите Связи в группе Показать/Скрыть на вкладке Инструменты базы данных.

    Если вы еще не определили какие-либо связи в базе данных, автоматически отобразится диалоговое окно Показать таблицу. Если вы хотите добавить таблицы, которые нужно связать, но диалоговое окно Добавление таблицы не отображается, нажмите Добавить таблицу в меню Связи.

    Дважды щелкните имена таблиц, которые необходимо связать, а затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы создать связь между одной и той же таблицей, добавьте эту таблицу два раза.

    Перетащите поле, которое вы хотите связать, из одной таблицы в связанное поле в другой таблице. Чтобы перетащить несколько полей, нажмите Ctrl, нажмите на каждое поле, а затем перетащите их.

    В большинстве случаев вы перетаскиваете поле первичного ключа (это поле отображается жирным текстом) из одной таблицы в аналогичное поле (это поле часто имеет одно и то же имя), которое называется внешним ключом в другой таблице.

    Откроется диалоговое окно Изменение связей. Убедитесь, что имена полей, отображаемые в двух столбцах, верны. Вы можете изменить имена, если это необходимо.

    При необходимости установите параметры связей. Если вам нужна информация о конкретном элементе в диалоговом окне Изменение связей, нажмите кнопку со знаком вопроса, а затем щелкните элемент. (Эти параметры будут подробно описаны ниже в этой статье.)

    Повторите шаги с 4 по 7 для каждой пары таблиц, которые вы хотите связать.

    При закрытии диалогового окна Изменение связей Access спрашивает, хотите ли вы сохранить макет. Сохраняете ли вы макет или не сохраняете макет, созданные вами связи сохраняются в базе данных.

    Можно создавать связи не только в таблицах, но и в запросах. Однако целостность данных связывания не обеспечивается с помощью запросов.

    Как определить связь "многие ко многим"

    Чтобы создать связь "многие ко многим", выполните следующие действия.

    Создайте две таблицы, которые будут иметь связь "многие ко многим".

    Создайте третью таблицу. Это стыковочная таблица. В таблице соединения добавьте новые поля, которые имеют те же определения, что и основные ключевые поля из каждой таблицы, созданной в шаге 1. В связующей таблице основные ключевые поля функционируют как внешние ключи. Вы можете добавить другие поля в связующую таблицу, так же, как и в любую другую таблицу.

    В связующей таблице установите первичный ключ, чтобы включить основные ключевые поля из двух других таблиц. Например, в связующей таблице "TitleAuthors" первичный ключ будет состоять из полей OrderID и ProductID.

    Чтобы создать первичный ключ, выполните следующие действия:

    Откройте таблицу в Конструкторе.

    Выберите поле или поля, которые вы хотите определить в качестве первичного ключа. Чтобы выбрать одно поле, нажмите на селектор строки для нужного поля. Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте клавишу Ctrl, а затем нажмите селектор строки для каждого поля.

    В Access 2002 или в Access 2003 нажмите на Первичный ключ на панели инструментов.

    В Access 2007 нажмите на Первичный ключ в группе Инструменты на вкладке Дизайн.

    Если вы хотите, чтобы порядок полей в первичном ключе с несколькими полями отличался от порядка этих полей в таблице, нажмите Индексы на панели инструментов для отображения диалогового окна Indexes, а затем заново упорядочите имена полей для индекса с именем PrimaryKey.

    Определите связь один-ко-многим между каждой основной и связующей таблицами.

    Целостность данных

    Референтная целостность — это система правил, которую использует Access, чтобы убедиться, что связи между записями в соответствующих таблицах действительны и что пользователь не удалит или не изменит случайно связанные с ними данные. Вы можете задать целостность данных при выполнении следующих условий:

    • Совпадающие поля из основной таблицы являются первичным ключом или имеет уникальный индекс.
    • Связанные поля имеют один и тот же тип данных. Из этого правила есть два исключения: Поле счетчика может быть связано с полем номера, которое имеет FieldSize значение свойства «Длинное целое», а поле счетчика, имеющее FieldSize значение свойства «Код репликации», может быть связано с полем номера, которое имеет FieldSize значение свойства «Код репликации».
    • Обе таблицы относятся к одной и той же базе данных Access. Если таблицы являются связанными таблицами, они должны быть таблицами в формате Access, и необходимо открыть базу данных, в которой они хранятся, чтобы установить целостность данных. Референтная целостность не может быть применена для связанных таблиц из баз данных в других форматах.

    При использовании целостности данных применяются следующие правила:

    • Невозможно ввести значение во внешнем ключевом поле связанной таблицы, которое не существует в первичном ключе первичной таблицы. Тем не менее, можно ввести значение Null во внешнем ключе. Это указывает на то, что записи не связаны между собой. Например, невозможно иметь заказ, который назначается клиенту, который не существует. Тем не менее, можно иметь заказ, который не назначается никому, введя значение Null в поле CustomerID.
    • Вы не можете удалить запись из основной таблицы, если в соответствующей таблице существуют соответствующие записи. Например, вы не можете удалить запись сотрудника из таблицы "Сотрудники", если в таблице "Заказы" есть заказы, назначенные сотруднику.
    • Невозможно изменить основное ключевое значение в основной таблице, если эта запись имеет соответствующие записи. Например, вы не можете изменить идентификатор сотрудника в таблице "Сотрудники", если в таблице "Заказы" есть заказы, назначенные этому сотруднику.

    Каскадные обновления и удаления

    Для соединений, в которых применяется целостность данных, можно указать, хотите ли вы, чтобы Access автоматически каскадно обновлял или каскадно удалял связанные с ним записи. Если вы установите эти параметры, удалите и обновите операции, которые обычно предотвращаются правилами целостности данных. При удалении записей или изменении основных ключевых значений в основной таблице Access вносит необходимые изменения в соответствующие таблицы для сохранения целостности данных.

    Если первичным ключом в главной таблице является поле счетчика, выбор Каскадное обновление связанных полей не приводит ни к какому результату, поскольку невозможно изменить значение в поле счетчика.

    Если выбрать Каскадное удаление связанных полей при определении связей, то при удалении записей в главной таблице Access автоматически удаляет связанные записи в соответствующей таблице. Например, при удалении записи клиента из таблицы "Клиенты", все заказы клиента автоматически удаляются из таблицы "Заказы". (Это включает записи в таблице "Детали заказа", которые связаны с записями "Заказы"). При удалении записей из формы или таблицы после установки флажка Каскадное удаление связанных записей Access выводит предупреждение, что связанные записи также могут быть удалены. Однако при удалении записей с помощью запроса удаления Access автоматически удаляет записи в соответствующих таблицах, не отображая предупреждение.

    Типы соединения

    Существует три основных типа соединения: Вы можете увидеть их на следующем снимке экрана:

    Снимок экрана параметров объединения, на котором показаны три типа объединения.

    Вариант 1 определяет внутреннее соединение. Внутреннее соединение — это соединение, в котором записи из двух таблиц объединяются в результатах запроса только в том случае, если значения в объединенных полях соответствуют определенному состоянию. В запросе соединение по умолчанию — это внутреннее соединение, которое выбирает записи только в том случае, если значения в объединенных полях совпадают.

    Вариант 2 определяет левое внешнее соединение. Левое внешнее соединение — это соединение, в котором все записи с левой стороны операции LEFT JOIN в оператора запроса SQL добавляются к результатам запроса, даже если нет соответствующих значений в объединенном поле из таблицы на правой стороне.

    Вариант 3 определяет правое внешнее соединение. Правое внешнее соединение — это соединение, в котором все записи с правой стороны операции RIGHT JOIN в операторе запроса SQL добавляются к результатам запроса, даже если нет соответствующих значений в объединенном поле из таблицы на левой стороне.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
    Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

    Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).


    1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

    2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
    Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    5. Для первой таблицы введите следующие поля:

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

    После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

    8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
    На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Выбрать режим Конструктора.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
    Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
    10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
    11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
    В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

    Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

    Продолжение следует…
    УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
    УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
    УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
    УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
    УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
    УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
    УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

    Читайте также: