Что подшить к журналу операций

Обновлено: 09.05.2024

Подборка наиболее важных документов по запросу Какие документы подшивать в журнал операций 2 (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Какие документы подшивать в журнал операций 2

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Форма: Приказ о порядке заполнения журнала регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022) 1) записи производятся не реже одного раза в течение дня совершения операций с наркотическими и психотропными лекарственными препаратами на основании документов, подтверждающих совершение этих операций. При этом документы или их копии, подтверждающие совершение операции с наркотическим или психотропным лекарственным препаратом, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации;

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Форма: Положение о бухгалтерии в бюджетном учреждении
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022) 7.2.2. Акт, оформленный комиссией по результатам ее работы и утвержденный руководителем Учреждения (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя), подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям и хранится в порядке, предусмотренном п. п. 14, 15 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Судебная практика: Какие документы подшивать в журнал операций 2

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Верховного Суда РФ от 06.02.2014 N 2-АД13-4
Требование: Об отмене актов о привлечении к ответственности по ч. 3 ст. 6.16 КоАП РФ за нарушение правил оборота наркотических средств, прекурсоров наркотических средств или психотропных веществ, включенных в таблицу III Списка IV Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в РФ.
Решение: Производство по делу об административном правонарушении прекращено в связи с отсутствием состава административного правонарушения. Согласно пункту 6 Правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, записи в журналах производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, шариковой ручкой (чернилами) в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции (по каждому наименованию прекурсора) на основании документов, подтверждающих совершение операции. Документы, подтверждающие совершение операции, или их копии, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом. В случае реализации юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю прекурсоров, внесенных в таблицу I списка IV Перечня, копия их лицензии на осуществление деятельности, связанной с оборотом прекурсоров, внесенных в таблицу I списка IV Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, подшивается в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом. В случае реализации физическому лицу прекурсоров, внесенных в таблицу II списка IV Перечня, копия документа, удостоверяющего его личность, подшивается в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Какие документы подшивать в журнал операций 2

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 28.04.2020 N 02-07-05/34707
(Ларцева Л.)
("Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", 2020, N 8) В связи с этим первичный учетный документ, по мнению финансового ведомства, может подшиваться либо отдельным томом, либо к одному из журналов операций. Соответствующий способ подшивки необходимо закрепить в учетной политике. При этом независимо от того, какой способ учреждение выберет, должны соблюдаться требования, установленные п. 11 Инструкции N 157н . Так, документы подбираются в хронологическом порядке и на обложке сформированной папки указываются:

Нормативные акты: Какие документы подшивать в журнал операций 2

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Минздрава России от 27.02.2018 N 25-4/10/1-1221
1) записи производятся лицом, ответственным за ведение и хранение журнала регистрации, с периодичностью, устанавливаемой руководителем аптечной или медицинской организации, но не реже одного раза в течение дня совершения операций с наркотическими и психотропными лекарственными препаратами на основании документов, подтверждающих совершение этих операций. При этом документы или их копии, подтверждающие совершение операции с наркотическим или психотропным лекарственным препаратом, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации;

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Роструда от 30.08.2018 N 485
"Об утверждении учетной политики Федеральной службы по труду и занятости" 6.3.1. Заявки на кассовый расход, оформленные на бумажном носителе, группируются в хронологическом порядке по датам документов и подшиваются к регистрам бюджетного учета "Журналы операций с безналичными денежными средствами", и хранятся в течение сроков, предусмотренных Законом N 125-ФЗ.

Инструкция № 157н обязывает учреждение по истечении каждого отчетного периода – месяца, квартала, года – оформленные на бумажном носителе первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, подбирать в хронологическом порядке и сброшюровывать.

Поскольку бухгалтерский учет осуществляется методом двойной записи, каждая операция, учтенная на основании первичного документа, отражается в двух Журналах операций. Так к какому из них подшивать "первичку"? Нормативные акты не содержат прямых указаний. Минфин России же считает, что первичные учетные документы можно подшивать как отдельным томом, так и вместе с одним из Журналов операций; с каким именно – определите в учетной политике (письмо Минфина России от 28 апреля 2020 г. № 02-07-05/34707). К такому выводу в прошлом году приходил и Верховный Суд РФ.

Ведомство напомнило и о сроках хранения бухгалтерских документов - в течение сроков, установленных в соответствии с правилами Росархива, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, за который они составлены.

Как быть если один и тот же документ проходит по нескольким журналам операций. Куда его подшивать?

Такая ситуация не редкость. Ведь основа бухгалтерского учета - двойная запись. А значит одна и та же операция пройдёт по нескольким журналам одновременно.

Спорные моменты

К примеру, по рапорту из фондовой кассы материально-ответственному лицу выданы марки в подотчет. Рапорт, в этом случае, и основание для совершения кассового расхода, и основание для оформления авансового отчёта сотруднику. А следовательно, его можно подшить и к журналу операций по счету касса N 1, и к журналу операций расчётов с подотчетными лицами N 3.

Ещё один не менее спорный случай. Оплата услуг по счету и акту предполагает подшивку акта к платежному поручению и журналу операций с безналичными денежными средствами N 2. В то же время, акт служит основанием для начисления услуги по счету 302.00. А следовательно, к бухгалтерской справке и журналу операций расчётов с поставщиками и подрядчиками N 4 также должен быть приложен этот первичный документ.

Как именно должна осуществляться подшивка первичных документов, какому журналу операций отдавать предпочтение, не оговорено в законодательстве РФ.

Мнение Верховного суда

По определению Верховного суда N 301-ЭС19-13795 от 23.08.2019 года первичные документы вообще могут не подшиваться к журналам операций. Они могут группироваться и сшиваться в отдельные тома.

Минфин поясняет

В письме N 02-07-05/34707 от 28.04.2020 года Минфин рекомендует каждому учреждению установить свой порядок сшива первичных документов и закрепить его в учётной политике. Главное, чтобы формирование, брошюровка и хранение соответствовали общим нормам законодательства.

Какие требования нужно соблюсти

Первичные документы должны быть сгруппированы в хронологическом порядке.

Группировка должна производиться по соответствующим счетам.

Сшив должен быть сформирован за каждый отчётный период сразу после его окончания.

Эти и другие требования указаны в пункте 11 инструкции N 157н.

Кроме того, необходимо строго соблюдать сроки хранения документов. Для каждой группы документов и регистров они различны. Но не могут быть меньше 5 лет.

Подшивать ли первичку к журналам операций или формировать отдельный сшив, решать каждому главному бухгалтеру самостоятельно. Главное, не нарушить порядка, установленного Инструкцией 157 н.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Минфина России от 28 февраля 2020 г. N 02-07-05/14875 Об оформлении хозяйственной операций в журналах операций по оплате труда, расчетов с поставщиками и подрядчиками операций, связанных с движением безналичных денежных средств на счетах (лицевых счетах), открытых учреждению для операций с безналичными средствами

Обзор документа

Письмо Минфина России от 28 февраля 2020 г. N 02-07-05/14875 Об оформлении хозяйственной операций в журналах операций по оплате труда, расчетов с поставщиками и подрядчиками операций, связанных с движением безналичных денежных средств на счетах (лицевых счетах), открытых учреждению для операций с безналичными средствами

Министерство финансов Российской Федерации в ответ на обращение по вопросу оформления хозяйственной операций в журналах операций по оплате труда, расчетов с поставщиками и подрядчиками операций, связанных с движением безналичных денежных средств на счетах (лицевых счетах), открытых учреждению для операций с безналичными средствами, и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

жалобы граждан - просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.

Вместе с тем сообщаем, что в соответствии с пунктами 254, 256-258 приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция, Приказ N 157н) для учета расчетов по принятым учреждением обязательствам перед физическими лицами в части начисленных им суммам заработной платы, денежного довольствия, стипендиям, пенсиям, пособиям применяется счет 30200 "Расчеты по принятым обязательствам".

Аналитический учет расчетов по оплате труда и стипендиям ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.

Отражение операций по оплате труда и стипендиям осуществляются в Журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям.

В Журнале операций с безналичными денежными средствами согласно пункту 158 Приказа N 157н, а также согласно положениям приказа Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" отражается движение средств на счетах (лицевых счетах), открытых учреждению для учета операций с безналичными средствами, для учета расчетов с финансовым органом по наличным денежным средствам, для учета движения денежных средств по аккредитивным счетам, депозитным счетам, а также для учета расчетов с финансовыми органами по средствам, поступающим в бюджет, и по платежам из бюджета.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец

Обзор документа

Для учета расчетов по принятым учреждением обязательствам перед физлицами в части начисленных им зарплаты, денежного довольствия, стипендий, пенсий, пособий применяется счет 30200 "Расчеты по принятым обязательствам".

Разъяснено, какие операции отражаются в Журнале операций с безналичными денежными средствами.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.
Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.

Подшивка документов на предприятии

На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.

Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.

Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Этапы подшивки документов

Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов :
• Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;
• Необходимо правильно начинать подшивать документы;
• Проверка нумерации страниц документов;
• Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера;
• Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов;
• Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;
• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.

Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.

Помимо этого, разрешается :
• Не систематизировать документацию;
• Не проводить нумерацию всей документации;
• Отказаться от использования заверительной надписи;
• Отказаться от прошивки документации.

Законодательное регулирование операции подшивки документации

Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.

Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Сроки хранения документации в архиве

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:
• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;
• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);
• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;
• 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;
• 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;
• 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;
• 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;
• 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;
• 3 года – фото- и видеодокументация.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.

Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений. Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.

Документы, подлежащие прошивке :
В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.

Для чего может понадобиться прошивка документов

Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.

В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.

В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.
Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.

Как правильно подшивать документы и сдавать их в архив

После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.

Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.

Сколько листов можно подшивать в одной папке

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.

При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.

Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.
На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.

Следующий этап подготовки документов – их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны. При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.

Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. В этом случае толщина уже сшитой папки документов может достигать 10 сантиметров.

Подготовительные работы при прошивке документов

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.

После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.

Прошивка нитками вручную

При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола.

Прошнуровка при помощи дырокола

Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.

Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

Сопроводительные надписи при подшивке документов

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.

Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.

Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку. Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.

Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

Читайте также: